Документальне оформлення вакцинації

Можливість проведення профілактичної вакцинації працівників за рахунок підприємства доцільно передбачити в колективному договорі. Якщо договору немає, то потрібно буде скласти наказ про проведення вакцинації, зазначивши:

• вид вакцинації (рекомендована чи обов’язкова);

• терміни проведення;

• перелік працівників, які підлягають щепленню;

• відповідальних осіб за організацію вакцинації.

Перед виданням наказу слід отримати згоду працівників, наприклад, шляхом подачі заяв або шляхом ознайомлення з наказом із зазначенням «Не заперечую» / «Бажаю пройти вакцинацію».

Зразок наказу див. «ДК» №41-42 від 08.10.2018

Організація вакцинації

Варіанти:

1. Укладання договору із закладом охорони здоров’я, що має ліцензію на медичну практику (див. п. 4 Положення №595).

2. Організація тимчасового або постійного кабінету щеплень на підприємстві. Вимоги до кабінету щеплень та до медперсоналу, що в ньому працює, встановлено Наказом №1095.

Документальне оформлення результатів вакцинації

Дані про щеплення вносяться до медичної карти форми №025/о.

Лікувальний заклад за потреби видає довідку про вакцинацію із зазначенням назви вакцини, виробника, дози, серії.

Підтвердженням факту надання медичних послуг може бути акт, виданий медустановою, або вищезгадана довідка.

Більш детально див. Проводимо вакцинацію працівників від грипу

Бухгалтерський облік

Витрати на вакцинацію відображаються за відповідними напрямами: рахунки 23, 91, 92, 93, 94 — залежно від підрозділу.

Якщо вакцинація здійснюється власним медпунктом:

• вакцину оприбутковують на субрахунок 209;

• вартість списується на відповідні витрати в міру використання.

Оподаткування

ПДФО та військовий збір. Відповідно до пп. 165.1.19 ПКУ витрати на медичне обслуговування працівника за рахунок роботодавця, у т.ч. вакцинацію не включаються до його оподатковуваного доходу за наявності підтвердних документів, зокрема:

• вакцинація входить до Календаря щеплень (у т.ч. щеплення проти грипу);

• оформлено заяву працівника;

• оформлено наказ;

• наявні документи: договір, акт, платіжні документи.

Відображення у формі 4ДФ:

• ознака доходу «143» — якщо дотримані умови п.п. 165.1.19 ПКУ;

• ознака «126» — якщо документи відсутні (розцінюється як додаткове благо).

Також див. роз’яснення ДПС «Щеплення працівників за рахунок роботодавця: які наслідки з ПДФО?»

ЄСВ. ЄСВ не нараховується, оскільки витрати на вакцинацію не належать до фонду оплати праці (див. пп. 3.30 Інструкції №5, пп. 10, 13 розд. ІІ Переліку №1170).

Податок на прибуток. Витрати на вакцинацію обліковуються за правилами бухгалтерського обліку. Жодних коригувань для витрат на вакцинацію працівників не передбачено.

ПДВ. Медичні послуги від закладу охорони здоров’я з ліцензією — звільнені від ПДВ (пп. 197.1.5 ПКУ), податкова накладна — пільгова, податковий кредит не формується.

Послуги від ФОП — платника ПДВ, який не є медзакладом — вхідний ПДВ включається до податкового кредиту за наявності зареєстрованої ПН.

Компенсуючі податкові зобов’язання за п. 198.5 ПКУ не нараховуються, оскільки вакцина використовується в господарській діяльності. 

Висновки:

1. Організація вакцинації працівників потребує наказу керівника та письмової згоди працівників, а також може здійснюватися через ліцензований медзаклад або власний кабінет щеплень на підприємстві.

2. Витрати на вакцинацію обліковуються в бухгалтерському обліку як витрати діяльності, не підлягають обкладанню ПДФО, військовим збором та ЄСВ за наявності підтвердних документів і належного оформлення.

3. Медичні послуги з вакцинації звільняються від ПДВ, якщо надаються ліцензованим закладом охорони здоров’я; податковий кредит можливий лише за загальними правилами. Якщо ж за витратами на вакцинацію сформовано податковий кредит, то компенсуючі податкові зобов’язання не виникають.