Строки затвердження електронних видаткових накладних та податкові наслідки

Загальні положення щодо первинних документів

Первинні документи, в тому числі видаткові накладні, є підставою для бухгалтерського та податкового обліку господарських операцій (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Вони можуть складатися як у паперовій, так і в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені Законом про бухоблік (ч. 2 ст. 9 цього Закону). Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Строки складання та відображення в обліку

Чинне законодавство не визначає, в який момент потрібно фактично складати, підписувати первинні документи. Сказано тільки, що господарські операції повинні відображатися в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Тобто, якщо господарська операція відбулася в березні, саме в березні вона і має відображатися в обліку. А відтак і датуватися така накладна має бути березнем.

Окрім того, відповідно до пп. 2.5 Положення №88, якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Тобто, первинний документ має надійти до бухгалтерії не пізніше дня закінчення складання відповідних регістрів бухгалтерського обліку. І якщо на цей момент документ не надійшов, допускається складання внутрішнього акту. 

А в тому періоді, коли документ нарешті надійде, в обліку відображають тільки різницю між внутрішнім актом і цифрами первинного документа, якщо така різниця буде (див. пп. 3.4 Положення №88).

Дата документа та дата затвердження (підписання)

Датою оформлення первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складання, незалежно від дати накладення електронного підпису. Це означає, що якщо видаткова накладна датована березнем (місяцем фактичного відвантаження товару), то саме ця дата є визначальною для відображення операції в обліку березня.

Податкові наслідки несвоєчасного затвердження (підписання)

Податковий кодекс України (ПКУ) не встановлює прямих штрафних санкцій за несвоєчасне підписання (затвердження) первинного документа, якщо сам документ складено своєчасно (тобто, датою фактичного здійснення операції) і операція правильно відображена в обліку відповідного періоду.

Однак, податкові органи при перевірках звертають увагу на своєчасність оформлення первинних документів. Затягування з оформленням (в тому числі підписанням) може викликати у них підозри щодо можливих маніпуляцій з податковими зобов'язаннями, особливо якщо першою подією не була попередня оплата. 

Якщо березнева видаткова накладна (датована березнем) підписується у травні, але при цьому:

• господарська операція (відвантаження товару, надання послуги) фактично відбулася у березні;
• операція відображена в бухгалтерському обліку березня;
• податкові зобов'язання (наприклад, з ПДВ, якщо це перша подія і виникають зобов'язання) задекларовані та сплачені за березень (якщо застосовно), то сам факт підписання документа у травні не повинен розглядатися як порушення, що призводить до штрафів. Важливо, щоб дані первинного документа відповідали фактичним обставинам операції та були правильно відображені в обліку того періоду, коли операція відбулася. 

Вимога "місяць в місяць"

Прямої законодавчої вимоги затверджувати (підписувати) первинні документи виключно "місяць в місяць" (тобто, документ, датований певним місяцем, має бути підписаний не пізніше останнього дня цього ж місяця) не встановлено. Головне – це своєчасне складання документа на дату операції та відображення операції в обліку періоду її здійснення, про що ми сказали вище. 

Однак, з точки зору належної організації документообігу та уникнення зайвих питань з боку контролюючих органів, рекомендується забезпечувати якомога швидше підписання первинних документів після їх складання.

Висновки:

Затвердження (підписання) березневих електронних видаткових накладних у травні саме по собі не є порушенням для податкової, якщо:

• Видаткова накладна датована березнем (датою фактичного здійснення операції);
• Господарська операція відображена в бухгалтерському та податковому обліку березня;
• Податкові зобов'язання, що виникають на підставі цієї операції, задекларовані та сплачені у встановлені для березня строки (якщо це передбачено).

Несвоєчасне підписання може привернути увагу податкових органів, тому рекомендується не затягувати цей процес. Чіткої законодавчої вимоги підписувати документи "місяць в місяць" немає, але важливо дотримуватися принципу відображення операцій у періоді їх фактичного здійснення на підставі належно оформлених первинних документів.