Оподаткування харчування та проживання під час тренінгу

Варіанти оформлення поїздки на тренінг

Можливі два варіанти оформлення поїздки на тренінг: як відрядження або як надання додаткового блага.

1. Оформлення поїздки як відрядження

До оподатковуваного доходу не включаються витрати:

1) відшкодовані фізичній особі, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, у межах фактичних витрат, за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат, а саме:

• на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;
• оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги;
• на найм інших жилих приміщень;
• оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів;
• дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування;
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

2) будь-які витрати на відрядження, за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Таким чином, якщо поїздку оформлено як відрядження і всі документи оформлені належним чином, то проживання та харчування в такій поїздці не буде додатковим благом працівника.

Проживання та харчування в період тренінгу як додаткове благо

Згідно з роз’ясненнями в ЗІР (категорія 103.04) щодо участі працівника в семінарах та конференціях,  якщо запрошеною стороною семінару (конференції) та за умовами договору отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є юридична особа (роботодавець), інтереси якої представляє працівник, то сума, сплачена юридичною особою (роботодавцем) за участь у семінарі (конференції), не є доходом такого працівника та об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб.

Водночас, якщо за умовами договору запрошеною стороною та отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є працівник, то суму, сплачену юридичною особою (роботодавцем) за участь у семінарі (конференції) за такого працівника, слід розглядати як дохід, отриманий таким працівником у вигляді додаткового блага, який включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу та оподатковується за ставкою 18 відсотків. Також нараховується ЄСВ (22%), якщо тренінг проводила організація, не акредитована як навчальний заклад.

Якщо в документах на участь у тренінгу відсутня персоніфікація працівників, то вартість тренінгу не буде для учасників додатковим благом, відповідно, не потрібно утримувати ПДФО, ВЗ та нараховувати ЄСВ та відображати у додатках об’єднаної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Якщо харчування працівників на тренінгу є персоніфікованим та оплачується окремо від навчання, у працівника виникає додаткове благо у вигляді вартості такого харчування, як безоплатно отриманого.

Додаткові блага – це кошти, матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, що виплачуються (надаються) платнику податку податковим агентом, якщо такий дохід не є заробітною платою та не пов’язаний з виконанням обов’язків трудового найму або не є винагородою за цивільно-правовими договорами (угодами), укладеними з таким платником податку.

Оскільки додаткові блага надаються в негрошовій формі, сума податку об’єкта оподаткування ПДФО обчислюється за правилами, визначеними пп. 164.5 ПКУ. Згідно з пп. 164.5 ПКУ, під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені згідно з ПКУ, тобто помножена на натуральний коефіцієнт.

Також вартість харчування є об’єктом оподаткування військовим збором (пп. 1.2 пп. 16 1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ), але натуральний коефіцієнт не застосовують. Додаткове благо в додатку 4ДФ об’єднаної звітності відображають за ознакою доходу «126».

Щодо кави-брейк: її не можна персоніфікувати, тому вартість такої кави не буде для учасників додатковим благом, відповідно, не потрібно утримувати ПДФО, ВЗ та нараховувати ЄСВ та відображати у додатках об’єднаної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Варто також звернути увагу на позицію Верховного Суду в схожій справі. Тут харчування працівників відбувалося за принципом «шведський стіл». Згідно з нею, додаткове благо має бути чітко прив'язане до конкретної фізичної особи та створювати певні вигоди для такої особи. Податковий агент повинен надавати це благо у вигляді грошей, матеріальних або нематеріальних цінностей, послуг чи інших видів доходу. Однак, як показують матеріали цієї справи, відповідач у своїх актах перевірки не вказав конкретних фізичних осіб, які отримали додаткове благо, а також не визначив податковий період, коли це сталося (див. постанову ВС/КАС від 10.06.2019 у справі №808/3611/16).