Чи є ТТН основним документом на списання ПММ, якщо крім них, ведуться зведені відомості за автомобілями?

Докладніше про облік бензину на підприємстві та документи для списання пального див. тут та тут.  А також про подорожні листи вантажних автомобілів читайте тут>>

У п. 1 Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. №363, наведено визначення терміну «Товарно-транспортна накладна» (далі – ТТН).

Відповідно до цього визначення, ТТН – це єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, що призначений:

• для списання товарно-матеріальних цінностей, 
• обліку на шляху їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку;
• для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи.

Однак форма ТТН, наведена у Додатку 7 (в редакції наказу від 05.12.2013 р. №983), не містить розділу щодо обліку виконаної транспортної роботи.

Відповідно до Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.1998 р. №43, нормування витрат палива – це встановлення допустимої міри його споживання в певних умовах експлуатації автомобілів, для чого застосовуються:

• базові лінійні норми, встановлені по моделях (модифікаціях) автомобілів;
• система нормативів та коригуючих коефіцієнтів, що дозволяють враховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні, та інші умови експлуатації.

При цьому, в п. 1.2 Норм №43 зазначено, що 1.2 базова лінійна норма Hs (тобто, норма на пробіг автомобіля – на 100 км ) встановлюється:

• для вантажних автомобілів (за винятком самоскидів) – у спорядженому стані;
• для легкових автомобілів і автобусів (повна маса яких не перевищує 3,5 т) та самоскидів – з половиною навантаження;
• для автобусів (повна маса яких перевищує 3,5 т) – з повним навантаженням (повною масою);
• для вантажопасажирських автомобілів – у спорядженому стані з половиною маси пасажирів.

Норма на виконання транспортної роботи Hw застосовується для бортових вантажних автомобілів і сідельних тягачів у складі автопоїздів, автомобілів-фургонів та вантажопасажирських автомобілів, які виконують роботу, що обліковується в тонно-кілометрах (може застосовуватись для легкових автомобілів і автобусів з причепами, які виконують транспортну роботу, що обліковується в тонно-кілометрах).

Гранично допустимі (максимальні) норми на виконання транспортної роботи Hw залежно від виду палива становлять:

• бензин - 2,0 л/100 т*км;
• дизельне паливо - 1,3 л/100 т*км.

Для бортових вантажних автомобілів і сідельних тягачів у складі автопоїздів, автомобілів-фургонів та вантажопасажирських автомобілів, які виконують роботу, що обліковується в тонно-кілометрах, нормативні витрати палива розраховуються за формулою (5) , наведеною в п. 4.4 Норм №43:

Qн = 0,01 х (Нsan х S + Hw х W) х (1 + 0,01 х K∑), 

• де Нsan - лінійна норма витрати палива на пробіг автопоїзда:

Нsan = Hs + Hg х Gnp, л/100 км (м3/100 км),

• де Hs - базова лінійна норма витрати палива на пробіг автомобіля, л/100 км (м3/100 км);
• Hg - норма витрати палива на одну тонну спорядженої маси причепа або напівпричепа згідно з п. 1.4, л/100 т*км (м3/100 т•км);
• Gnp - споряджена маса причепа або напівпричепа, т;
• Hw - норма на транспортну роботу згідно з п. 1.3, л/100 т•км (м3/100 т*км);
• W - обсяг транспортної роботи, т•км (W = Gван х Sван, де Gван - маса вантажу, Sван - пробіг з вантажем).

Виходячи з викладеного зазначимо, що для розрахунку нормативних витрат палива за формулою (5) одним з найважливіших показників є пробіг автомобіля з вантажем, який фіксується спідометром кожного автомобіля. 

Мінінфраструктури в листі від 21.02.2017 р. №1441/18/10-17, зокрема повідомляє, що фактична витрата палива коливається в широких межах залежно від багатьох чинників зі змінами умов експлуатації тощо. Ці коливання мають враховуватися застосуванням додаткових норм витрат палива та коригуючих коефіцієнтів, передбачених Нормами №43, під час розрахунків підприємством нормативних витрат палива.

Чинна система нормування забезпечує єдині методичні підходи до визначення нормативних витрат палива і мастильних матеріалів, дає змогу суб'єктам господарювання самостійно встановлювати їх нормативні витрати у певних межах залежно від умов експлуатації і водночас сприяє встановленню прозорих, справедливих і рівних відносин між власниками та водіями транспортних засобів.

На практиці Норми №43 широко застосовуються організаціями та підприємствами України всіх форм власності, а також податковими органами й органами регулювання у відносинах із юридичними особами, хоча законодавством не передбачено обов’язкове додержання цих Норм №43 (до того ж вони не зареєстровані у Мінюсті).

У листі від 29.01.2018 р. №900/25/10-18 Мінінфраструктури звертає увагу на пп. 3.5.4 Норм №43, яким передбачено, що фактичні потреби та нормативні витрати палива визначають за звітними документами (встановленими підприємствами, у т. ч. – з використанням сучасних інформаційних технологій та супутникових систем навігації тощо) із наведенням умов експлуатації. До цих умов експлуатації можуть застосовуватися відповідні коефіцієнти коригування базової норми, що враховують вплив на споживання палива тих чи інших умов. 

Умови експлуатації можуть бути наведені безпосередньо у звітному документі, а також (у випадку здійснення перевезень, що передбачають часту зміну умов руху з індивідуальним обчисленням нормативної витрати палива на окремих ділянках) у додатку до звітного документа, що є його невід'ємною частиною та належним чином оформлюється (у довільній формі, але із дотриманням загальних вимог щодо оформлення).

Коефіцієнти, що застосовуються окремо на частину маршруту, який характеризується певними умовами експлуатації, повинні бути належно задокументовані записами відповідальних осіб у  дорожніх листах та/або інших звітних документах, згідно з порядком, затвердженим наказом (розпорядженням) керівництва підприємства.

При цьому, також слід враховувати норми Закону про бухоблік та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88.

Так, підставою для бухгалтерського  обліку  господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Нагадаємо, що первинними є документи, що містять усі обов’язкові реквізити первинних документів:

• назву документа (форми);
• дату складання;
•  назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватися із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення №88).

ДФС у листі від 09.06.2015 р. №11999/6/99-99-19-01-01-15 також зазначає, що чинним законодавством не передбачена типова форма бланка дорожнього листа автомобіля. Тому підприємство може використовувати зручну для обліку форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію та підтвердження її здійснення.

Таким чином, якщо зведені відомості за автомобілями містять відображення транспортної роботи та фактичну кількість витраченого пального кожного вантажного автомобіля, а також їхня форма затверджена наказом про облікову політику підприємства (чи є додатком до цього наказу), то показники таких зведених відомостей за автомобілями можуть бути підставою для складання актів списання ППМ.

Нагадаємо, як і раніше акти списання ППМ складаються комісією у довільній формі з дотриманням вимог ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік.