Філія відповідає лише щодо тих податків, які сплачує

Умови запитання  говорять про те, що філія як відокремлений структурний підрозділ внесена до Єдиного державного реєстру (ч. 5 ст. 95 ЦКУ).

Водночас, відповідно до ч. 1, 3, 4 ст. 95 ЦКУ, філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій.

Філії не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення. Керівники філій призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності.

Отже, в засновницьких документах головного підприємства має бути прописано, яким чином ведеться податковий та бухгалтерський облік господарських операцій, стороною яких є філія та укладається керівником такої філії.

Щодо перевірок такого відокремленого структурного підрозділу (філії), то тут слід зазначити наступне.

Відповідно до Порядку №1588 (п. 1.3, 1.4) взяття на облік у контролюючих органах  відокремлених підрозділів юросіб здійснюється незалежно від наявності обов'язку щодо сплати того чи іншого податку та збору. З метою проведення податкового контролю платники податків підлягають реєстрації або взяттю на облік у контролюючих органах за місцезнаходженням відокремлених підрозділів юридичних осіб. Таким чином, якщо засновницькими документами філії дається право самостійно сплачувати та звітувати за ПДФО та ВЗ, на облік за її місцезнаходженням береться саме така філія як платник цих податків. І саме філія відповідає за їх сплату та звітування, тобто, підписувати форму №1ДФ, яку подає така філія, має керівник філії.

Відповідно до пп. 75.1.2 ПКУ документальною перевіркою вважається перевірка, предметом якої є своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати усіх передбачених цим Кодексом податків та зборів, а також дотримання валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами) та яка проводиться на підставі податкових декларацій (розрахунків), фінансової, статистичної та іншої звітності, регістрів податкового та бухгалтерського обліку, ведення яких передбачено законом, первинних документів, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку і пов'язані з нарахуванням і сплатою податків та зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, а також отриманих в установленому законодавством порядку контролюючим органом документів та податкової інформації, у тому числі за результатами перевірок інших платників податків.

Документальною виїзною перевіркою вважається перевірка, яка проводиться за місцезнаходженням платника податків чи місцем розташування об'єкта права власності, стосовно якого проводиться така перевірка. Це стосується планових та позапланових виїзних документальних перевірок.

При цьому, обов'язково враховується той факт, що філія є платником окремих податків та перевірка не може призначатись з тих податків, облік яких філія не веде.

Відповідно й відповідальність така філія несе лише в розрізі обліку тих податків й зборів, які вона сплачує та звітується за місцем свого обліку в органах ДФС.

Загалом, ПКУ перевіряє тих платників, які перебувають у неї на обліку (за місцезнаходженням). Це стосується й філій як окремих платників податків, які можуть перевірятись з підстав, наведених у ст. 77, 78 та 80 ПКУ.

Щодо податкового та бухгалтерського документообігу, то слід сказати наступне.

У разі, якщо ми говоримо про сплату податків, то як зазначено вище, у Положенні має бути наведено, наприклад, що головне підприємство сплачує консолідований податок на прибуток за себе та за філію відповідно до правил та вимог, визначених обліковою політикою головного підприємства. Тому облік первинних документів має вестись таким головним підприємством у строки та в порядку, передбаченому вимогами облікової політики головного підприємства.

Оскільки філія береться на облік за своїм  місцезнаходженням, відмінним  від юридичної адреси головного підприємства та самостійно від свого імені укладає угоди, вчиняє правочини (фактично веде самостійну господарську діяльність), складаються оригінали первинних документів фінансово-господарської діяльності філії за місцезнаходженням філії (фактично, ми говоримо про порядок обліку відповідно до ст. 8, 9 Закону про бухоблік).

Але відповідно до ст. 44 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. І саме платники податків повинні забезпечити зберігання таких документів (п. 44.3 ПКУ).

І оскільки платником податку на прибуток є головне підприємство, а філія не сплачує такий податок за своїм місцем обліку, то первинні документи можуть зберігатись за місцезнаходженням головного підприємства, або, за рішенням головного підприємства – за місцезнаходженням філії. Але тільки зберігатися і так, щоб головне підприємство мало можливість при податковій перевірці їх своєчасно отримати та надати перевіряльникам.

Те саме стосується ПДВ, платником якого є головне підприємство, а не філія.

Якщо ми говоримо про документи з нарахування зарплати та ПДФО, ВЗ та ЄСВ, які філія сплачує самостійно, звітів за цими платежами, ситуація інша. За їх зберігання відповідає філія. А кадрове діловодство, трудові книжки та облікові справи повинні находиться за місцем прийняття на роботу. Якщо працівник приймається на роботу головним підприємством, то ці документи мають зберігатись за місцем діяльності головного офісу. Якщо працівники приймаються до філії, то ці документи перебувають за місцезнаходженням філії.

Є ще один момент, на який варто звернути увагу. Відповідно до п. 85.2 ПКУ платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки. Причому в цьому випадку йдеться про оригінали первинних документів, тобто відповідати вимогам наведеним у ст. 9 Закону про бухоблік та Положенню про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. №88.

Виняток ненадання оригіналів первинних документів до перевірки — це вилучення оригіналів правоохоронними та іншими органами (п. 85.9 ПКУ)

Тому, на нашу думку, організувати зберігання документів, які використовуються при сплаті податків та ЄСВ слід головному підприємству та філії слід таким чином, щоб з одного боку забезпечити їх зберігання, а з іншого – мати зручний та швидкий доступ до них у випадку перевірки тощо.