Так, за наявності відповідного пункту в договорі та підтверджуючих первинних документів (митні декларації, інвойси, транспортні документи, банківські виписки), копії контракту у форматі PDF, переданої електронною поштою, буде достатньо для підтвердження реальності господарської операції під час податкової перевірки. Ризики невизнання операції є мінімальними.
Обґрунтування
Законодавство України та усталена практика дозволяють використовувати електронні та скановані копії документів у зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД) за певних умов. Розглянемо це детальніше.
1. Юридична сила електронної копії контракту
Умова в договорі: Ваш контракт прямо передбачає, що копії, передані електронною поштою, мають таку ж юридичну силу, як і оригінали. Це ключовий аргумент, що ґрунтується на принципі свободи договору, закріпленому в ст. 627 ЦКУ.
Законодавство про ЗЕД: ст. 6 Закону про ЗЕД дозволяє укладати зовнішньоекономічні договори у простій письмовій або в електронній формі. Договір може бути укладений шляхом обміну електронними повідомленнями або шляхом виставлення рахунку (інвойса), в тому числі в електронному вигляді.
Статус первинних документів: Згідно з ч.2 ст. 9 Закону про бухоблік первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі.
2. Інвойс як первинний документ
Для експортно-імпортних операцій належним чином оформлений та оплачений рахунок-фактура (інвойс) сам по собі може виступати первинним документом, що підтверджує здійснення операції та фактично замінює собою договір та акт. У вашому випадку наявність оригінальних інвойсів з відмітками митниці є вагомим доказом реальності поставки.
3. Комплексний підхід податкових органів
Під час перевірок податкові органи аналізують не один окремий документ, а всю сукупність доказів, що підтверджують реальний рух товарів та коштів. Для уникнення ризиків невизнання операції «безтоварною» або «фіктивною» ваш пакет документів має бути повним і послідовним.
Ключовими документами, що підтверджують реальність вашої операції, є:
- Копія контракту (PDF): Встановлює договірні відносини;
- Митні декларації (ВМД): Підтверджують фактичний перетин товаром кордону України;
- Інвойси (рахунки-фактури): Деталізують товар, його вартість та є підставою для оплати. Наявність відміток митниці на них є додатковим підтвердженням;
- Транспортні документи (CMR): Підтверджують факт міжнародного перевезення товару від постачальника до вас;
- Банківські виписки: Підтверджують факт оплати за товар нерезиденту;
- Внутрішні документи: Акти приймання-передачі, прибуткові накладні, що підтверджують оприбуткування товару на склад вашого підприємства;
- Наявність такого повного пакету документів практично унеможливлює визнання операції нереальною лише на підставі відсутності паперового оригіналу контракту.
Рекомендації для мінімізації ризиків:
- Збережіть листування: Збережіть електронний лист, яким польський партнер надіслав вам копію контракту. Це буде додатковим доказом походження документа;
- Запросіть скан-копію з підписами: Попросіть партнера надіслати скан-копію вже підписаного з його боку паперового примірника. Хоча це теж буде копія, вона може мати більшу вагу;
- Перевірка контрагента: Переконайтеся, що у вас є докази перевірки надійності вашого польського партнера (наприклад, витяг з торгового реєстру Польщі), що підтверджує його активний статус на момент укладення та виконання договору.
Увага! Ця відповідь надана новим сервісом ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту» та перевірена фахівцями редакції.
Спробуйте сервіс просто зараз і переконайтесь у його зручності.
Поставте ваше запитання