Що саме є базою персональних даних і які бази потрібно реєструвати?

Відповідно до статті 2 Закону України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 року (далі — Закон) персональні дані це — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

Існують персональні дані таких категорій: дані загального характеру (прізвище, ім'я та по батькові, дата та місце народження, громадянство, місце проживання, особисті відомості (вік, стать, сімейний стан тощо), склад сім'ї, освіта, професія, фінансова інформація, електронні ідентифікаційні дані, запис зображень (фото, відео) тощо) та вразливі (чутливі) персональні дані (расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров'я чи статевого життя).

Відповідно до вищезазначеного Закону будь-яка сукупність упорядкованих персональних даних про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована вважається базою персональних даних. Кожна база персональних даних підлягає державній реєстрації шляхом внесення відповідного запису уповноваженим державним органом з питань захисту персональних даних до Державного реєстру баз персональних даних. Виключень щодо реєстрації баз персональних даних Закон не містить.

Володілець самостійно приймає рішення про те, чи являється та чи інша сукупність персональних даних фізичних осіб, яка знаходиться в його володінні, базою персональних даних.

Аналізуючи заяви про реєстрацію баз персональних даних, які надходять на реєстрацію до ДСЗПД, можна дійти висновку, що кожне підприємство (організація) є володільцем щонайменше двох баз персональних даних, а саме бази персональних даних працівників, яка ведеться з метою забезпечення вимог трудового законодавства, реалізації податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, та бази персональних даних клієнтівабо інших осіб персональні дані яких обробляються володільцем в результаті господарської діяльності організації.

Крім того, слід зазначити, що різні типи звітів та форм, що містять в собі певну сукупність відомостей про фізичних осіб, вибраних з баз персональних даних володільця, та які, відповідно до закону, періодично подаються до органів державної влади — не розглядаються як окремі бази персональних даних.