Який порядок реєстрації баз персональних даних?

Порядок реєстрації баз персональних даних регулюється Законом України «Про захист персональних даних» та Положенням про Державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 р. N 616 (далі — Положення).

База персональних даних підлягає державній реєстрації шляхом внесення відповідного запису Державною службою з питань захисту персональних даних до Державного реєстру баз персональних даних.

ДСЗПД здійснює реєстрацію баз персональних даних, а також вносить зміни до відомостей, що містяться в Реєстрі, про зареєстровану базу персональних даних на підставі заяви, поданої володільцем такої бази або уповноваженою ним особою (далі — заявник). Реєстрація баз персональних даних здійснюється за заявочним принципом шляхом повідомлення.

Заява про реєстрацію бази персональних даних подається володільцем бази персональних даних до Державної служби України з питань захисту персональних даних щодо кожної бази даних, яка перебуває у володінні заявника, за формою та у порядку, що затверджуються Мін'юстом.

Така заява повинна містити:

звернення про внесення бази персональних даних до Реєстру;

інформацію про володільця бази персональних даних:

— найменування, резидент/нерезидент, код платника податків згідно з ЄДРПОУ або податковий номер (для резидента), місцезнаходження — для юридичних осіб;

— прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), громадянство, номер, серія паспорта та орган, що його видав, а також для громадян України реєстраційний номер облікової картки платника податків (не подається фізичними особами, які через свої релігійні переконання відмовилися від присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідним органам державної влади, що підтверджується відміткою в паспорті), місце проживання — для фізичних осіб;

інформацію про найменування і місцезнаходження бази персональних даних:

— адреса фактичного розміщення — для баз даних у формі картотек;

— фактичні адреси зберігання носіїв інформації — для баз даних в електронній формі;

інформацію про мету обробки персональних даних у базі персональних даних з посиланням на нормативно-правові акти, положення, установчі чи інші документи, які регулюють діяльність володільця бази персональних даних, у тому числі про їх категорії та правові підстави такої обробки;

інформацію про інших розпорядників баз персональних даних:

— найменування, резидент/нерезидент, код платника податків згідно з ЄДРПОУ або податковий номер (для резидента), місцезнаходження — для юридичних осіб;

— прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), громадянство, номер, серія паспорта та орган, що його видав, а також для громадян України реєстраційний номер облікової картки платника податків (не подається фізичними особами, які через свої релігійні переконання відмовилися від присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідним органам державної влади, що підтверджується відміткою в паспорті), місце проживання — для фізичних осіб;

документ, що підтверджує зобов'язання стосовно виконання вимог законодавства щодо захисту персональних даних.

ДСЗПД повідомляє заявникові не пізніше наступного робочого дня з дня надходження заяви про її отримання. У повідомленні зазначаються дата та реєстраційний номер запису про заяву у Реєстрі, а також дата звернення за отриманням свідоцтва чи повідомлення про відмову в реєстрації.

Державна служба з питань захисту персональних даних відмовляє в реєстрації бази персональних даних, якщо заява про реєстрацію не відповідає вимогам частини третьої статті 9 Закону України «Про захист персональних даних» або у разі, коли подані відповідно до пункту 7 Положення відомості, є неповними чи недостовірними.

ДСЗПД у зв'язку з отриманням заяви вносить до Реєстру такі відомості:

— інформація про заявника;

— найменування бази персональних даних;

— дата реєстрації заявником та вихідний номер (за наявності) заяви.

Після внесення до Реєстру відомостей про заяву їй автоматично (з використанням програмного забезпечення Реєстру) присвоюється реєстраційний номер. При цьому фіксуються дата і час реєстрації заяви.

Протягом 10 робочих днів з дня надходження відповідної заяви ДСЗПД приймає рішення про реєстрацію бази персональних даних шляхом видання її володільцю свідоцтва про державну реєстрацію бази персональних даних чи повідомлення про відмову в реєстрації, про що вносить запис до Реєстру.