Нез’ясовані поповнення мобільного рахунку підприємства: які дії?

В рамках договору про надання мобільних послуг оператор мобільного зв’язку виставляє рахунок, у якому наводиться інформація про обсяг отриманих підприємством мобільних послуг та про надходження оплат. 

Згідно з цим рахунком проводяться в обліку витрати на мобільний зв’язок в сумі вартості наданих пакетів послуг та інших послуг згідно з договором. 

Також згідно з рахунком звіряються оплати підприємства за мобільний зв’язок. У рахунку повинні бути наведені всі оплати, в тому числі і таким чином, як описано у запитанні – перерахуванням решти при здійсненні розрахункової операції. При цьому зараховані кошти належать працівнику.

Найчастіше працівники, які користуються корпоративним мобільним зв’язком, можуть самостійно вносити оплату за послуги зв’язку, які надаються їхньому роботодавцю. Облік таких оплат залежатиме від наявності належних розрахункових документів. 

Наприклад, якщо працівник поповнив корпоративний мобільний рахунок  шляхом перерахування коштів через ПТКС (програмно-технічний комплекс самообслуговування), по суті – своїх власних коштів, то у нього повинен бути чек терміналу (або чек РРО, якщо це здійснюється, наприклад, через касу магазину тощо), у якому буде зазначено таке перерахування. На нашу думку, такий чек є достатньою підставою для відшкодування працівнику витрачених коштів. Для цього працівник повинен надати авансовий звіт з додаванням до нього чека термінала або РРО, за яким будуть здійснені такі записи: Дт 631 (аналітика щодо оператора зв’язку) Кт 372 (аналітика щодо працівника).

Відшкодування працівникові витрачених коштів через касу або шляхом перерахування коштів на його банквський рахунок відображається записом: Дт 372 Кт 301, 311.

Якщо розрахункових документів (чеку терміналу або РРО) немає (вони були втрачені, не видавалися продавцем або ПТКС видав документ незатвердженої форми), відшкодувати працівнику витрати на оплату мобільного зв’язку не буде можливості. Така ж сама ситуація виникає і тоді, коли не встановлена особа того, хто поповнив рахунок. Така оплата відноситься до складу доходів підприємства бухгалтерським записом: Дт 631 (аналітика щодо оператора зв’язку) Кт 718 або 719 (на вибір підприємства).

Право на податковий кредит з ПДВ на всю вартість отриманих послуг зв’язку зберігається та визнається на підставі податкової накладної від оператора, зареєстрованої у встановленому порядку в ЄРПН. Той факт, що оплату здійснила інша особа, не скасовує право підприємства на податковий кредит з ПДВ. У ІПК від 01.06.2018 р. №2417/6/99-99-15-03-02-15/ІПК податківці зазначили, що податкова накладна за операцією з постачання товарів/послуг повинна складатися і реєструватися в ЄРПН особою, яка здійснює постачання таких товарів/послуг, на особу, якій здійснюється постачання товарів/послуг, та за конкретною господарською операцією з постачання товарів/послуг. Тобто незалежно від того, хто здійснює оплату за поставлені товари/послуги, податкова накладна повинна бути складена безпосередньо на ту особу, яка є покупцем/отримувачем таких товарів чи послуг. Ми коментували цю ІПК тут.  Отже, на підставі таких ПН від оператора мобільного зв’язку правомірно було включено суми ПДВ до складу податкового кредиту.

Схема бухгалтерських записів може бути такою – див. таблицю