Закон не містить заборони щодо використання факсиміле на первинних документах

Законом  №1724-VIII, що діє з 03.01.2017 р.,було внесено зміни до ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р №996-XIV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.

Так, відповідно до ч.1. ст. 9 Закону №996 Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Обов'язкові реквізити для первинних та зведених облікових документів, які можуть бути складені у паперовій або в електронній формі, наведені у ч.2 ст. 9 Закону №996, до яких, зокрема, відноситься,  особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 

Водночас, без змін залишились приписи пп. 2.5 Глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88, згідно з якими документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом та іншими актами цивільного законодавства.

Приписами частини 3 ст. 207 ЦКУ  передбачено, що використання при здійсненні операцій факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою угодою сторін, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.

Водночас, згідно з п. 12 розділу 7 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту України від 18.06.2015 р. №1000/5 (далі - Правила №1000/5), факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Вимоги Правил №1000/5 щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання (п. 4 розділу 1 Правил №1000/5).

Відповідно до листа Мін'юсту України від 26.12.2008 р. №758-0-2-08-19 щодо практики застосування норм права у випадку колізії при розбіжності між загальним і спеціальним нормативно-правовим актом, перевага надається спеціальному, якщо він не скасований виданим пізніше загальним актом.

Зверніть увагу,  до 03.01.2017 року ч. 2 ст. 9 Закону №996, було визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, зокрема: особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України від 23.05.2003 р. №852-IV "Про електронний цифровий підпис", або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Згідно з абзацом першим п. 44.1 ПКУ, для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Зважаючи на вищенаведене, слід дійти наступних висновків:

1. зміни, внесені до ч.2 ст.9 Закону №996 не забороняють використання з 03.01.2017 року факсиміле як аналогу власноручного підпису, приписи  пп. 2.5 глави 2 Положення №88, які містять вимоги до документів, які забезпечують записи в бухобліку, змін не зазнали та не протирічать ч.2 ст. 9 Закону №996 в частині можливості застосування факсиміле.

2. використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою угодою сторін (договорі суборенди, як зазначено у запитанні), в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.