Заповнюємо реквізит «№з/п» касового ордеру

Порядок оформлення касових операцій визначено у р. III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Нацбанку від 29.12.2017 р. №148.

Відповідно до п. 23 Положення №148 касові операції оформляються касовими ордерами (ПКО або ВКО), видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням електронних платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт:

1) продажу (повернення) товарів;

2) надання послуг;

3) отримання (повернення) готівки.

Приймання одержаної з банку готівки в касу та її видача з каси для здавання до банку оформляються відповідними касовими ордерами (ПКО або ВКО) з відображенням цих операцій в касовій книзі (п. 29 Положення №148).

Тобто на кожну операцію отримання готівки складається окремий ПКО. У разі отримання готівки в один день з різних банків її необхідно оприбуткувати в касі з оформленням окремих ПКО. Наприклад:

1) ПКО №1 від "20" березня 2018 р.

Прийнято від банку «Бета» 

Підстава чек №231143 (ЗП – 150000 грн; відрядження – 4200 грн). 

2) ПКО №2 від "20" березня 2018 р.

Прийнято від банку «Зета» 

Підстава чек №637825 (допомога по ТН – 8000 грн).

За складеними на кожного одержувача ВКО виплачується зарплата у разі не застосування для оформлення цієї операції видаткових відомостей. Одноразові видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, окремим особам також проводяться за ВКО (п. 30 Положення №148).

До передавання в касу ПКО та ВКО реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4). Такий журнал ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. При цьому ВКО, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості (п. 33 Положення №148).

Тобто, для видаткових операцій протягом дня, у який отримана готівка з банку, застосовується окрема нумерація ВКО, наприклад:

• №1 – видача коштів на відрядження;
• №2 – виплата допомоги за ТН;
• №3 – виплата зарплати за видатковою відомістю.

Також слід зазначити, що форма журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів передбачає нумерацію ПКО та ВКО з початку кожного наступного року з номера «1». 

Такий порядок нумерації касових ордерів у журналі зберігається протягом всього поточного року навіть у разі закінчення касової книги та використання нової (у разі зміни її форми) для уникнення однакових номерів ПКО та ВКО протягом поточного року.

Зазначене питання могло виникнути через те, що раніше у формі ВКО реквізиту «№з/п» не було. А реєстраційний номер цього касового документа зазначався у реквізиті «номер документа». Спробуємо дослідити історію цього реквізита та зрозуміти, як його заповнювати.

Форма ВКО у Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою Правління Нацбанку від 15.12.2004 р. №637 (далі – Положення №637),  з'явилась не одразу, а лише у 2009 році. Тоді це Положення було доповнено новим додатком 3 згідно з постановою Правління Нацбанку від 29.04.2009 р. №252.

До цього часу касові операції оформлювалися документами, типові форми яких були затверджені наказом Мінстатистики України від 15.02.1996 р. №51 (далі – Наказ №51). Цей Наказ втратив чинність згідно з наказом Держкомстату України від 09.06.2008 р. №186.

Слід зазначити, що при "перенесенні" форми ВКО з Наказу №51 до Положення №637 її таблична частина не змінилася, але під назвою документу з'явився новий реквізит (від "__" _____ 20__ р.). Тобто цей реквізит дублював реквізит "Дата складання" із графи 2 таблиці.

Посилання на те, що касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені Наказом №51, містилося також у п. 8 Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні, що було затверджене постановою Правління Нацбанку від 02.02.1995 р. №21  за рік до видання Наказу №51).

При цьому в пп. "г" п. 15 цього Порядку зазначалося: "Після закінчення встановлених пунктом 6 строків оплати праці, виплати допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій касир повинен:

г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер N___"."

Тобто, до видання Наказу №51 (до 15.02.1996 р.) застосовувалась форма ВКО, у якій реквізит "№" було розташовано поруч з назвою документа, а рядком нижче – реквізит "від "__" _____ 19__ р.". І питань, як заповнювати ці реквізити, ні у кого не виникало.

Питання були відсутні при перенесенні цих реквізитів у табличну форму ВКО (Наказ №51), див. витяг.

Типова форма №КО-2

ЗАТВЕРДЖЕНА

наказом Мінстату України 

від 15.02.1996 р. №51

Видатковий касовий ордер

У наступному витязі помітне подвоєння реквізитів щодо зазначення дати складання касового документа: "від "__" ____ 20__ р." та " Дата складання".

Додаток 3

до Положення №637 

Типова форма №КО-2

Видатковий касовий ордер

від "__" _______________ 20__ р.

В останньому варіанті типової форми №КО-2 (додаток 3 до Положення №148) маємо подвоєння двох реквізитів:

1) «від "__" ____ 20__ р.» та « Дата складання» (щодо дати складання ВКО);

2) «№з/п» та «номер документа» (щодо реєстраційного номера ВКО). 

Додаток 3 

до Положення №148

(п. 26 розділу III)

Типова форма №КО-2

Видатковий касовий ордер

від "___" ____________ 20__ року

Щоб провести "дослідження" довелося повернутися до архівного Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні, який було затверджено постановою Правління Нацбанку від 02.02.1995 р. №21 (тобто, понад 23 роки тому). Навіть тридцятирічним бухгалтерам на той час було всього сім років. І заповнення реквізитів ВКО їх тоді не хвилювало.

Виходячи з викладеного, на думку автора, записи у подвоєних реквізитах ВКО мають бути однаковими. Втім, офіційних роз’яснень щодо заповнення цього реквізиту ані від НБУ, ані від ДФСУ ще немає.