Розрахунки з нерезидентом корпоративною карткою: чи складати авансовий звіт?

По-перше, слід зазначити, що в цій ситуації організація має порушення законодавства України про валютний контроль. 

Відповідно до ст. 7 Декрету КМУ від 19.02.1993 р. №15-93 «Про систему валютного регулювання та валютного контролю» у розрахунках між резидентами і нерезидентами у межах торговельного обороту використовуються як засіб платежу іноземна валюта та грошова одиниця України – гривня. Такі розрахунки здійснюються лише через уповноважені банки у порядку, встановленому Нацбанком.

Безготівкові розрахунки в іноземній валюті мають здійснюватися з урахуванням режимів функціонування рахунків, визначених Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. №492.

Так, відповідно до п. 8.3 цієї Інструкції кошти з поточного рахунку юрособи та фізособи - підприємця не може бути використано за допомогою електронного платіжного засобу для:

• одержання зарплати;
• інших виплат соціального характеру;
• здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.

Отже, чинним законодавством України, по-перше, вимагається проводити розрахунки з нерезидентом у межах торговельного обороту винятково через уповноважені банки і, по-друге, не дозволяється проводити такі операції за допомогою платіжних карток.

Слід зауважити, що в чинних нормативних документах визначення терміну «розрахунки в межах торговельного обороту» відсутнє. У п. 3 постанови Правління Нацбанку від 28.05.2012 р. №209 «Про врегулювання питань щодо використання гривні в розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту», яка регулює питання щодо використання гривні в розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту, під такими розрахунками слід мати на увазі розрахунки за експорт/імпорт товарів. При цьому відповідно до ст. 1 Закону від 16.04.1991 р. №959-XII «Про зовнішньоекономічну діяльність»:

• товаром є будь-яка продукція, послуги, роботи, права інтелектуальної власності та інші немайнові права, призначені для продажу (оплатної передачі);
• експортом товарів є продаж товарів українськими суб’єктами зовнішньоекономічної діяльності іноземним суб’єктам госпдіяльності (у тому числі з оплатою в негрошовій формі) з вивезенням або без вивезення цих товарів через митний кордон України, включаючи реекспорт товарів;
• імпортом товарів є купівля (у тому числі з оплатою у негрошовій формі) українськими суб’єктами зовнішньоекономічної діяльності в іноземних суб’єктів господарської діяльності товарів з ввезенням або без ввезення цих товарів на територію України, включаючи купівлю товарів, призначених для власного споживання установами та організаціями України, розташованими за її межами.

У п. 8.3 Інструкції №492 наведено випадки, коли кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юрособи та фізособи – підприємця може бути використано за допомогою електронного платіжного засобу (корпоративної платіжної картки).

Тож, корпоративну платіжну карку може бути використано винятково для здійснення операцій чотирьох типів:

• одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами представницького характеру;
• на оплату експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства, Повітряного кодексу, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Конвенції про дорожній рух.

За результатами аналізу вищенаведених норм можна зробити висновок, що проведення розрахунків з нерезидентом за допомогою корпоративної банківської картки, не пов’язаних з відрядженням, експлуатаційними та представницькими витратами, заборонено і призводить до невиконання вимог ст. 7 Декрету про валютний контроль. 

За порушення резидентами порядку розрахунків, установленого цією статтею, ст. 16 зазначеного Декрету передбачено відповідальність у вигляді накладення штрафу в розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися при розрахунках, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Нацбанку на день здійснення таких розрахунків. 

Подання авансового звіту та списання витрат на придбання книг

З іншого боку, кошти, використані працівником з корпоративної картки, вважаються отриманими під звіт датою проведення такої оплати. Отже, в строки, встановлені п. 170.9 ПКУ, працівник має надати авансовий звіт і документи, які підтверджують понесені витрати.  

На підставі цих документів відбувається і оприбуткування активів (книг), придбаних для підприємства. А ось витрати на таке придбання визнаються в залежності від напрямку використання цих книг. 

Наприклад, якщо ці книги призначені для подальшого продажу (використовуватимуться як товари), то вони оприбутковуються проведенням Дт 281 Кт 372. А витрати з їх придбання визнаються проведенням Дт 902 Кт 281 на дату визнання доходу від їх продажу. 

Якщо ці книги використовуватимуться як подарунок, то витрати з їх придбання визнаватимуться на дату передачі подарунку обдарованому: Дт 949 Кт 281. 

Якщо ж ці книги використовуватимуться підприємством як бібліотечний фонд (зберігатимуться більше одного року), то їх оприбуткування відбуватиметься проведенням Дт 153 Кт 372, а введення в експлуатацію – проведенням Дт 111 Кт 153. Витрати з їх придбання визнаватимуться в сумі амортизації, яка нараховується за одним з методів, зазначених у п. 27 П(С)БО 7.