Відповідно до п. 2 Порядку технічного обслуговування та ремонту РРО, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.05.2004 р. №601, строк служби — це строк, протягом якого виробник (постачальник) гарантує працездатність реєстратора, у тому числі комплектувальних виробів та його складових частин, збереження інформації у фіскальній пам’яті за умови дотримання користувачем вимог експлуатаційних документів.
Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції у готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу, зобов’язані застосовувати РРО, включені до Державного реєстру РРО, з додержанням встановленого порядку їх застосування (п. 3 ст. 3 Закону про РРО).
Статтею 12 Закону про РРО визначено, що на території України у сферах, визначених цим Законом, дозволяється реалізовувати та застосовувати лише ті РРО вітчизняного та іноземного виробництва, які включені до Державного реєстру РРО та конструкція і програмне забезпечення яких відповідає конструкторсько-технологічній та програмній документації виробника.
Згідно з п. 1.5 Порядку доопрацювання електронних контрольно-касових апаратів, затвердженого рішенням Державної комісії з питань впровадження електронних систем і засобів контролю та управління товарним і грошовим обігом при Кабінеті Міністрів України від 30.11.99 р. №11 (далі — Порядок №11), доопрацюванню підлягають тільки ті зразки ЕККА, строк служби яких, зазначений в експлуатаційній документації, ще не вичерпався. Якщо в експлуатаційній документації строк служби ЕККА не зазначено, то він становить сім років з моменту введення в експлуатацію, але не більше дев’яти років від дати випуску.
Таким чином, при визначенні строку служби РРО слід дотримуватися семирічного з моменту введення в експлуатацію строку служби касового апарата, але не більше дев’яти років від дати випуску.