Ваша ситуація регулюється Положенням №148, і тут діє чітке правило: видача готівки допускається виключно в день складання ВКО. Дата на ордері обов'язково має збігатися з фактичною датою видачі коштів і з датою відповідного запису в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма №КО-3 або №КО-3а).
Це означає, що переносити виплату на наступний день за вже оформленим ордером не можна. Якщо готівка з якихось причин не була видана в день складання документа, касир зобов'язаний повернути такий ВКО особі, яка його виписала (як правило, бухгалтеру), для його анулювання у Журналі реєстрації. Далі, коли працівник з'явиться і буде готовий отримати кошти, потрібно оформити новий ВКО з актуальною датою — саме тим днем, коли фактично відбудеться видача готівки.
Щодо виявленої помилки — тут діє ще жорсткіше правило: у видатковому касовому ордері виправлення категорично заборонені, незалежно від того, хто саме допустив неточність — бухгалтер при заповненні реквізитів чи сам одержувач при написанні суми словами в полі «Одержав». Якщо, наприклад, отримувач коштів помилився, прописуючи суму, коректний вихід один — анулювати зіпсований бланк і виписати новий ВКО. Дописувати, закреслювати чи іншим чином редагувати вже підписаний документ неприпустимо, оскільки це ставить під сумнів достовірність первинного документа як підстави для бухгалтерського обліку.
Окремо варто наголосити на обов'язках касира безпосередньо перед видачею готівки. Перш ніж видати кошти, касир повинен перевірити:
- наявність і справжність підписів керівника та головного бухгалтера (або уповноважених ними осіб);
- правильність заповнення всіх реквізитів документа;
- комплектність додатків, зазначених у ВКО (заяви, накази, розрахунки, довіреності тощо).
Якщо хоча б одна з цих вимог не виконана, касир зобов'язаний повернути документ на доопрацювання і не має права видавати кошти. Також слід пам'ятати, що касир вимагає пред'явлення паспорта чи іншого документа, що посвідчує особу одержувача, фіксує його реквізити у ВКО, а після видачі коштів проставляє на доданих документах відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати, і власноруч підписує ордер.
Додатково зауважу, що сам касовий ордер особі, яка отримала готівку, на руки не видається — він залишається в бухгалтерії та касі підприємства для внутрішнього обліку, а факт отримання коштів підтверджується власноручним підписом одержувача безпосередньо в самому ВКО.
Таким чином, дотримання встановленого Положенням №148 порядку — щодо збігу дат складання й видачі, заборони виправлень та обов'язкової перевірки документа касиром — є необхідною умовою правомірності касової операції та належного відображення її в бухгалтерському обліку.
Читайте також: Видатковий касовий ордер (ВКО) – 2026: правила складання та приклади заповнення згідно Положення №148
Висновки
- Видача готівки за ВКО можлива лише в день його складання — якщо кошти не видано вчасно, ордер підлягає анулюванню в Журналі реєстрації, а виплата оформлюється новим документом з актуальною датою;
- Будь-які виправлення у видатковому касовому ордері заборонені: помилку, допущену бухгалтером чи одержувачем коштів, можна усунути лише через складання нового бланку;
- Касир несе відповідальність за перевірку ВКО перед видачею коштів — за відсутності підписів, помилок у реквізитах або неповного пакета доданих документів видача готівки не проводиться до усунення недоліків.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
