Так, складання видаткового касового ордера (ВКО) у цій ситуації є обов'язковим. Незалежно від того, що виплата фізичним особам оформлена Відомістю на виплату готівки (ВВГ), рух коштів по касі підприємства обов'язково має бути відображений у Касовій книзі, а підставою для такого запису слугує саме ВКО, складений на загальну суму проведеної операції.
Порядок дій тут такий: спочатку бухгалтер готує ВВГ із переліком одержувачів та сум, керівник і головний бухгалтер ставлять дозвільний напис на титульній сторінці, після чого касир видає готівку та фіксує підписи одержувачів у самій відомості. І лише після завершення видачі на підставі цієї ВВГ оформлюється один загальний ВКО за типовою формою №КО-2 — на сукупну суму, фактично виплачену за відомістю.
Оскільки в цьому випадку ВКО складається не на конкретну фізичну особу, а на загальну суму операції, частина його реквізитів, які зазвичай заповнює отримувач коштів, залишається порожньою. Зокрема, не заповнюються поля «Одержав», «Дата», сума в частині, яку вписує отримувач, «Підпис одержувача», а також дані документа, що посвідчує особу («За __»).
Натомість у полі «Видати» вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, яка безпосередньо здійснювала виплату (касира), у полі «Кореспондуючий рахунок» — дебет рахунка, що кореспондує з кредитом рахунка 30 «Готівка» (наприклад, субрахунок 661 для виплат із заробітної плати), у полі «Сума» — загальна виплачена сума словами та цифрами, а в полі «Підстава» — призначення виплати (наприклад, «Виплата заробітної плати за першу половину місяця»).
У полі «Додаток» обов'язково зазначається, що підставою є Відомість на виплату готівки, із зазначенням її номера та дати.
Що стосується підписів, документи на видачу готівки, зокрема й ВКО, повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером (або уповноваженими ними особами). Водночас підпис керівника безпосередньо на ВКО не є обов'язковим, якщо дозвільний напис керівника вже стоїть на доданій до ордера Відомості.
Окремо звертаю увагу на суми, які не вдалося виплатити: якщо особа з якихось причин не отримала належні їй кошти, касир проставляє напроти її прізвища у Відомості відмітку «Депоновано» або відбиток штампа. Такі депоновані суми, що підлягають зданню в банк, оформляються окремим загальним ВКО, у якому в полі «Підстава» зазначається формулювання на кшталт «Депонована заробітна плата на поточний рахунок…».
Усі перелічені вимоги, включно з правилами реєстрації ВКО у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (після фактичного здійснення виплат за Відомістю) та забороною виправлень у цих документах, встановлені п. 26, 31, 33, 34 розд. III Положенням №148.
Читайте також: Відомість на виплату готівки – 2026: правила, відповіді на питання та зразок заповнення
Висновки
- Виплата готівки за Відомістю на виплату готівки завжди супроводжується складанням окремого Видаткового касового ордера на загальну суму операції — це необхідно для коректного відображення руху коштів у касовій книзі;
- Оскільки ВКО в цьому випадку оформлюється не на окрему особу, а узагальнено, реквізити, призначені для підпису й даних одержувача готівки, залишаються незаповненими, а підпис керівника не потрібен, якщо дозвільний напис уже є на самій Відомості;
- На суми, які не були отримані одержувачами і підлягають депонуванню, складається окремий загальний ВКО з відповідним формулюванням підстави, а порядок такого оформлення регламентований Положенням №148.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
