Журнали про явку інкасаторів: чи потрібно зберігати?

Чинними нормативними документами необхідність ведення таких журналів, їх форми, порядок ведення, особливості зберігання не встановлені.

Але відповідно до пп. 49 Положення №148 порядок проведення інкасації коштів та випадки непроведення інкасації коштів визначаються в договорі на інкасацію коштів.

Разом з тим, згідно з пп. 12 Положення №148, установа/підприємство на підставі цього Положення зобов'язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі установи/підприємства, у якому максимально врахувати особливості роботи як установи/підприємства, так і його відокремлених підрозділів [внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку].

Тож особливості ведення журналу про явку інкасаторів, форма такого журналу мають бути встановлені підприємством у самостійно розробленому і затвердженому внутрішньому порядку оприбуткування готівки в касі. Окрім того, особливості застосування такого журналу може передбачатися договором на інкасацію коштів.

Таким чином, схожий журнал – це внутрішній документ підприємства, який стосується оформлення касових операцій.

Строки зберігання документів встановлені Переліком типових документів, затвердженим Наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.

Відповідно до пп. «г» пп. 352 Переліку строк зберігання книг, журналів, карток обліку - касових документів  (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо), - 5 років.

Таким чином, на наш погляд, строк зберігання журналупро явку інкасаторі – 5 років.

Причому до цього рядка Переліку є примітка, що слід глянути примітку до рядку 186. А в примітці до цього останнього написано, що документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративнимчи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законноїсили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьохмісяців з дня набрання законної сили остаточним судовимрішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування(ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).

Таким чином, при визначенні строку зберігання це правило слід враховувати.

Тепер щодо другого правила.

Відповідно до пп. 2.10 Переліку обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 01 січня 2012 року.

Тобто, якщо, приміром, журнал явки інкасаторів завершено в 2024 році, то строк зберігання починає обчислюватися з 01.01.2025 р. В такому разі журнал слід зберігати до 01.01.2030 року. Після чого він може бути знищений.

Тут зазначимо, що строк зберігання документів, пов’язаних із сплатою податків, інший, і наведений в пп. 44.3 ПКУ. Причому для таких документів і строк починає відлічуватися інакше, ніж наведено вище, про що зазначено в пп. 2.10 Переліку. Але, на наш погляд, журнал явки інкасаторів не стосується податкового обліку. Тому на нього не поширюються податкові правила і ми їх тут не розглядаємо.