Нюанси оформлення видачі готівки з каси за видатковими відомостями

Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (ВКО) або видатковими відомостями/відомостями на виплату готівки. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки (п. 26 Положення №148).

Одержувачі пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, якщо видаткова відомість складена на видачу готівки кільком особам, та розписуються у відповідній графі документа (п. 27 Положення №148).

Окремо не визначено, скільки видаткових відомостей можна оформити під ВКО. Проте, відповідно до п. 31 Положення №148 касир зобов'язаний після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці за видатковими відомостями здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю. Хоча цей пункт регулює оформлення виплат, пов’язаних з оплатою праці та показує порядок складання документів, ми вважаємо, що його можна застосовувати і в разі інших виплат.

Щодо видачі поворотної фінансової допомоги згідно відомостей в Положенні №148 обмежень не передбачено. Підприємству не заборонено скласти відомість на виплату поворотної фінансової допомоги на декілька отримувачів.

Та на нашу думку, краще скласти окремі ВКО. При оформленні господарської операції необхідно ідентифікувати договір, за яким проводиться виплата і паспортні дані отримувача. Заповнення цих даних проводиться касиром у ВКО в разі видачі готівки окремим фізичним особам (п. 27 Положення №148). Таке оформлення первинних документів також доцільне при необхідності надання документів в суді.

Звертаємо увагу, що суб'єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:

1) між собою - у розмірі до 10000 (десяти тисяч) гривень включно;

2) з фізичними особами - у розмірі до 50000 (п'ятдесяти тисяч) гривень включно (п. 6 Положення №148).

Таким чином:

• відповідно до Положення №148 під кожну відомість передбачено один ВКО;
• підприємство може скласти відомість на виплату поворотної фінансової допомоги на декількох працівників. Але на нашу думку, для повної ідентифікації господарської операції (дата, номер укладеного договору, паспортні дані отримувача) доцільно скласти окремі ВКО.