Працівник отримав готівку на придбання товару, а розрахувався в магазині карткою. Які будуть наслідки?

Нагадаємо, що з 1 квітня 2023 року набрав чинності Закон №2888, який виклав у новій редакції пп. 170.9 ПКУ, що визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.

Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подаватимуть лише у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У підприємства є видатковий касовий ордер, за яким воно видало працівнику готівку для здійснення господарських витрат – придбання товару. Працівник придбав товар, про що свідчить чек РРО з магазину. Форма оплати товару – готівка або картка – не має значення в даній ситуації. Головне те, що працівник отримав кошти на закупівлю товару, і він виконав це доручення. Те, яким чином він оплатив покупку, не впливає на його відносини з роботодавцем щодо підзвітних коштів.

Якщо він витратив менше коштів, ніж йому було видано, він повинен повернути невикористані кошти в касу або на рахунок підприємства. 

Якщо навпаки, він витратив більше коштів, підприємство повинно повернути йому цю перевитрату, і теж не має значення, у якій формі воно це зробить – у готівковій чи безготівковій.

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ у разі, якщо під час виконання окремих цивільно-правових дій (в даному випадку – придбання товару) працівник для проведення розрахунків застосував особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент. На практиці це може бути виписка з особистого рахунку працівника, до якого емітовано картку. З метою збереження конфіденційної інформації з рахунку працівник має право надати таку виписку, яка буде включати тільки цю операцію з придбання товару, щоб не надавати інформацію про інші його операції, які не мають стосунку до цього придбання товару.

Отже, працівник повинен надати чек РРО з магазину, у якому є перелік придбаних товарів, та банківську виписку зі свого рахунку, до якого емітована картка, яку він використав при розрахунку.

Обов’язок подавати авансовий звіт виникає лише тоді, коли у працівника з’явиться оподатковуваний дохід. Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ працівник повинен надати документи та повернути невикористані кошти до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він придбав товари. І тільки якщо в цей строк працівник не надасть документи та не поверне невикористаний залишок коштів, у нього виникне оподатковуваний дохід і він буде зобов’язаний подати авансовий звіт. А якщо все добре і працівник надав чек, виписку з рахунку та вчасно повернув невикористані кошти, авансовий звіт подавати не потрібно.

В бухобліку будуть такі записи:

Докладніше про те, як складати авансовий звіт за новою формою, ми писали у цій аналітиці.