Як заповнити ВКО при оплаті за відвантажений товар?

Заповнення видаткового касового ордеру в загальному порядку здійснюється так:

• у рядку «Найменування підприємства/установи/організації» вказується назва суб’єкта господарювання, який видає готівкові кошти;
• у рядку «Видатковий касовий ордер» ставиться номер та дата оформлення касового ордеру;
• у колонках таблиці зазначаються номер документа, дата складання, номер кореспондуючого рахунку (субрахунку), код аналітичного рахунку, сума, код цільового призначення;
• у рядку «Видати» зазначається прізвище, ім’я по батькові особи, яка отримує кошти;
• у рядку «Підстава» відображаються підстави щодо видачі даних коштів;
•  рядку «Сума» зазначається фактично видана сума коштів;
• у рядку «Додаток» зазначаються додаткові документи;
• у рядках «Керівник» та «Головний бухгалтер» зазначаються підпис, прізвище та ініціали керівника і головного бухгалтера;
• у рядку «Одержав» відображається прописом сума отриманих коштів та дата отримання;
• у рядку «Підпис одержувача» проставляється підпис особи, яка отримала кошти;
• у наступному рядку зазначається найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача;
• у рядку «Видав касир» зазначається підпис, прізвище та ініціали касира, який видав кошти.

У випадку оплату іншому підприємству необхідно зважати на те, що сама юрособа не може отримати в касі іншої юрособи готівкові кошти – вона має направити свою довірену особу, відповідно видача коштів в такому випадку має здійснюватися виключно за наявності у такої фізособи довіреності на отримання коштів (яка залишається у підприємства покупця).

Що ж до ФОП, то тут ситуація дещо інша. Справа в тому, що фізична особа підприємець і сама фізична особа є однією людиною – тому в цьому випадку вимагати довіреність не потрібно – достатньо лише перевірити паспортні дані такої особи. При цьому, зауважимо, що у графі «видати» не зазначається приставка «ФОП».

Що ж до підстави для виплати коштів, то в обох випадках має зазначатись саме підстава для складання ВКО – тобто в даному випадку оплата згідно з договором або рахунком. Сама по собі видаткова накладна не є підставою для оплати – це документ, що засвідчує передачу товару покупцю. За відсутності таких документів може зазначатись лише «оплата за відвантажений товар» або «оплата відвантаженого товару за видатковою накладною №3 від 03.09.2020». Тобто, суворих вимог до зазначення документу на підставі якого здійснюється виплата за ВКО, не передбачено – в цій графі зазначається, зокрема, причина для такої виплати. Лише зауважимо, що довіреність в даному випадку не буде підставою для складання ВКО (оскільки не передбачає обов’язку підприємства видати кошти), а виступає лише підставою для виплати коштів конкретній фізособі, яка за ними звернулася. Проте реквізити довіреності мають бути зазначені у графі «додаток», а сама довіреність має зберігатись разом з таким ВКО. Обов’язку «підкладати» договір, рахунок або видаткову накладну під ВКО не встановлено, а тому такі реквізити таких документів у графі «додаток» не зазначаються.

Реквізити у ВКО «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача, заповнюються отримувачем готівки (абз. 5 п. 32 Положення №148).

З прикладом заповнення ВКО можна ознайомитися тут>>