Оформлення касової книги та звіту касира

Відповідальність за порушення оформлення касових документів

Наразі податківці надають лояльне роз’яснення щодо наявності адмінвідповідальності за порушення правил ведення касових документів (виправлення, помилкові записи, відсутність обов’язкових реквізитів). Так, у підкатегорії 109.21 ресурсу «ЗІР» вони зазначають, що КУпАП не передбачено адміністративної відповідальності за порушення правил ведення касових документів.

Втім, це не означає, що СГ взагалі може уникнути відповідальності. Так, порушення правил ведення касових документів може спровокувати виникнення інших порушень, за які передбачена фінвідповідальність відповідно до  Указу Президента №436.

Наприклад, якщо у ВКО/видаткових відомостях немає підпису одержувача, то їх не приймають для виведення залишку готівки в касі (п. 27 Положення №148). А відтак  сума такої готівки додається до залишку в касі за той день, в якому оформлено дефектні видаткові документи. І якщо виявиться, що ліміт каси перевищено, то штрафу в двократному розмірі понадлімітної готівки за ст. 1 Указу №436 не уникнути.

Перелічимо випадки порушени касової дисципліни, що можуть стосуватися підприємства:

1) перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах;

2) неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки;

3) витрачання готівки з виручки від реалізації та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин), за наявності податкової заборгованості;

4) перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів;

5) проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів;

6) використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням;

7) несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів;

8) здавання виручки торговельними підприємствами всіх форм власності, що здійснюють реалізацію товарів за готівку, з порушенням термінів, установлених правилами розрахунків і ведення касових операцій;

9) порушення законів України та нормативно-правових актів НБУ щодо порядку здійснення операцій з електронними грошима;

10) порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у тому числі перевищення граничних сум розрахунків готівкою, недотримання установлених законодавством вимог щодо забезпечення можливості розрахунків за товари (послуги) з використанням електронних платіжних засобів.

Що стосується можливості виникнення одного із будь-яких порушень, що перелічені вище, за які законодавством передбачається накладання штрафних санкцій у зв’язку із порушенням оформлення касових документів, то зазначимо наступне.

Касова книга та звіт касира

Згідно з п. 41 р. IV Положення №148 за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді.

Таким чином, Положенням №148 прямо передбачено, що головне, аби в електронному вигляді аркуш касової книги та звіт касира повністю відповідали формі й змісту касової книги в паперовому вигляді. З огляду на це, вважаємо те, що на аркушах касової книги при друку немає шапки «Додаток №5 До Полож.....) Типова форма №КО-4», коду ЄДРПОУ, назви підприємства, слів «КАСОВА книга», не має вважатися порушенням порядку ведення касової книги. Втім друкуючи титульний лист касової книги все-таки слід зазначити код ЄДРПОУ та назву підприємства, аби було зрозуміло до якого підприємства відносяться роздруковані листи касової книги, роздруковані за рік.

На замітку!

Відповідно до роз’яснення податківців, розміщеного у підкатегорії 109.15 ресурсу «ЗІР», відповідно до п. 5 та 6 Пояснення до заповнення додатка 5 до Положення №148 записи в касовій книзі здійснюються на підставі інформації з касових документів. Записи в касовій книзі здійснюються до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містять усі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року.

Під час складання електронного документа касової книги роздруковується кожна з двох частин аркуша касової книги «Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира».

Водночас:

1) у разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» в кінці місяця автоматично роздруковується загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік;

2) після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир перевіряє правильність складання цих документів, підписує їх і передає «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги»;

3) протягом року «Вкладний аркуш касової книги» зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника й головного бухгалтера установи/підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу;

4) після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.

Аркуш книги та звіт касира - одинакові

Відповідно до абз. 6 п. 39 Положення №148 записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги - «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги - «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Касир щоденно в кінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі (абз. 2 п. 40 Положення №148).

Тож записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках:

• перші примірники («Вкладні аркуші касової книги») — невідривна частина аркуша касової книги, що в ній лишається;
• другі примірники («Звіт касира») — відривна частина аркуша касової книги є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Звіт касира передається до бухгалтерії з ПКО та ВКО під підпис у касовій книзі.

Таким чином, касова книга складається у двох екземплярах: касова книга для бухгалтера та звіт касира, при цьому їх сторінки одинакові.

Форма та зміст ПКО та ВКО

Відповідно до п. 34 Положення №148 при отриманні ПКО касир зобов’язаний перевірити:

— наявність і достовірність підпису головного бухгалтера або іншої уповноваженої керівником особи;

— правильність оформлення ПКО і наявність усіх реквізитів;

— наявність перелічених у графі «Додатки» додатків.

Аби касир міг отримати за отриманим ПКО готівку, у ПКО мають бути заповнені усі обов’язкові реквізити. У разі невиконання вимог, що пред’являються до порядку заповнення ПКО, касир повертає цей документ у бухгалтерію для відповідного оформлення.

Теж саме стосується у ВКО. Всі обов’язкові реквізити мають бути не просто заповнені, а й правильно заповнені. Якщо щось не так, касир повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення.

Детально про особливості заповлення ПКО та ВКО ми писали тут>>

Таким чином, вважаємо те, що на ПКО після того як відірвати квитанцію залишається зверху «Додаток 2 до Полож... Типова форма №КО-1» не є таким порушенням аби касир не прийняв до виконання отриманий ПКО. А від так вважаємо, що така форма ПКО не спричинює ніяких негативних наслідків для підприємства, звичайно ж, якщо обов’язкові реквізити оформлені правильно.

Підсумуємо: вважаємо, що друк вищезгаданих реквізитів не на тих місцях, де вони розташовані на типових формах касових документів не має призвести до виникнення фінвідповідальності. Адмінвідовідальності, як ми вказували вище, немає за це. Втім, радимо також із цими питаннями звернутися до НБУ й дізнатися його позицію з цього приводу.

Зразок