Заповнення касиром касових ордерів при внесенні/поверненні розмінної монети до скриньки РРО

Запитання: Чи потрібно у видатковому касовому ордері, який єдиний касир на підприємстві складає на себе при внесенні розмінної монети до операційної каси РРО, заповнювати реквізити «Одержав», «Дата», «Підпис», паспортні дані касира? Чи може єдиний касир на підприємстві на себе виписати прибутковий касовий ордер при поверненні вкінці дня виручки та розмінної монети до каси підприємства? При цьому реквізит «Прийнято від» залишається пустим, а всі інші графи заповнюються?

Відповідь:

Порядок оформлення касових операцій наведено у розд. III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Нацбанку від 29.12.2017 р. №148.

Складання касових ордерів

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості заповнюються бухгалтером (відповідальною особою установи/підприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів) у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

До передавання в касу ПКО та ВКО реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями (п. 32 та 33 Положення №148).

Норми п. 34 Положення 148 зобов'язують касира під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей лише перевірити:

1) наявність і справжність на документах підписів, а на видатковій відомості – дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені;

2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

3) наявність перелічених у документах додатків.

У разі невиконання хоча б однієї з вище зазначених вимог касир повинен повернути документи для належного оформлення.

Тобто, Положенням №148 не передбачено складання касиром ПКО, ВКО та видаткових відомостей.

Внесення/повернення єдиним касиром розмінної монети до скриньки РРО

Норми п. 38 Положення №148 зобов'язують керівників підприємств забезпечити облаштування каси та зберігання готівки у ній.

У п. 40 цього Положення зазначено, що касир здійснює записи в касовій книзі за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день не здійснюються.

Касир щоденно в кінці робочого дня підсумовує операції за день. Виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії звіт касира з ПКО та ВКО під підпис у касовій книзі.

Касир (працівник іншого підприємства, залучений на підставі укладеного договору на надання послуги з надання персоналу) несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей відповідно до законодавства України.

Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов'язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника (п. 45 Положення №148).

У абз. 5 п. 46 Положення №148 зазначено, що інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві в строки, установлені керівником, з перерахуванням усієї готівки та перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку.

Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, уважається надлишком готівки в касі.

У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).

У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення.

Положення п. 9 та 13 ст. 3 Закону про РРО зобов'язують суб'єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг:

• щоденно друкувати на РРО фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій;
• забезпечувати відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті РРО, а у випадку використання розрахункової книжки - загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня.

ДФС у відповіді на питання 2 у ІПК від 02.08.2017 р. №1453/ІПК/23-00-14-0714 зазначає, що на підприємстві, де застосовується РРО та КОРО, частину готівкової виручки можна зберігати в сейфі за умови його знаходження на місці проведення розрахунків. При цьому сума готівкових коштів на місці проведення розрахунків (у ящику РРО та сейфі) має відповідати сумі коштів, зазначеній у денному звіті РРО та своєчасно і повній сумі оприбутковуватись до зареєстрованої КОРО.

Також податковий орган пропонує у внутрішньому наказі по підприємству зазначити, що в сейфі, розміщеному на місці проведення розрахунків, має зберігатися лише виручка від реалізації з використанням РРО, а також визначити порядок належного забезпечення бухобліку касових операцій тощо.

На думку автора, у разі якщо на підприємстві єдиний касир проводить готівкові розрахунки із застосуванням РРО, то складати касові ордери на внесення та повернення розмінної монети до скриньки РРО немає потреби. При цьому обов’язковою умовою є відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків:

•  сумі коштів, яка зазначена в денному звіті РРО;
• залишку готівки у касовій книзі.