Правила внутрішнього трудового розпорядку у ФОПа: які нюанси?

Запитання: Нещодавно створений ФОП протягом декількох місяців приймав людей до штату. Через що виникло декілька питань:

1) На якому етапі і коли саме необхідно впроваджувати правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) та застосовувати колективний договір? Адже працівники приймалися поступово, колектив (як такий) лише сформувався (близько 5 осіб). І якщо це необхідно робити лише після працевлаштування певної кількості осіб, то як бути з журналом для ознайомлення працівників з колективним договором та правилами внутрішнього трудового розпорядку (саме для тих, хто був прийнятий раніше)? 

2) Чи необхідно (обов'язково) затверджувати ПВТР та колективний договір наказами? 

3) Чи можливо прописати у ПВТР, що графік відпусток буде формуватися на наступний рік до 5 січня, враховуючи те, що працівники ФОПа не відпрацювали пів року?

Відповідь:

1) На якому етапі і коли саме необхідно впроваджувати правила внутрішнього трудового розпорядку та застосовувати колективний договір? Адже працівники приймалися поступово, колектив (як такий) лише сформувався (близько 5 осіб). І якщо це необхідно робити лише після працевлаштування певної кількості осіб, то як бути з журналом для ознайомлення працівників з колективним договором та правилами внутрішнього трудового розпорядку (саме для тих, хто був прийнятий раніше)? 

Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) — це локальний нормативний акт, який забезпечує правове регулювання трудових відносин роботодавця, організацію його діяльності, визначає взаємні права й обов’язки між ним та працівниками. Сфера дії цього документа поширюється на всіх працівників незалежно від виду трудового договору, виконуваної роботи, посади та інших умов. 

Згідно зі ст. 142 КЗпП, трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням роботодавця і виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) на основі типових правил.

ПВТР необхідно складати у письмовій формі через те, що вони вважаються документом з організації процесів управління. Мало того, ст. 29 КЗпП прямо вимагає, щоб до початку роботи за трудовим договором роботодавець має ознайомити працівника з ПВТР та колективним договором.

Проте, законодавством не встановлено строків щодо розроблення та затвердження ПВТР.

Самі ж ПВТР будуть легітимні після затвердження їх на зборах трудового колективу та оформлення відповідного рішення протоколом. До таких правил дозволено, за потреби, вносити зміни.

Для цього проводяться загальні збори трудового колективу, до порядку денного яких вносяться питання: 

• обрання голови та секретаря загальних зборів трудового колективу та надання їм права ведення протоколу загальних зборів;
• затвердження ПВТР та введення їх в дію;
• обрання уповноваженого представника трудового колективу та надання йому права підписання від імені трудового колективу затверджених ПВТР.

Тож, якщо ФОП прийняв вже на роботу декількох працівників, тоді й потрібно розробляти та затверджувати ПВТР. Тому після прийняття двох працівників на роботу потрібно створені правила подати трудовому колективу (яким і є ці працівники) на розгляд.

Зафіксувати факт ознайомлення працівників із правилами внутрішнього трудового розпорядку можна в заяві чи в наказі про прийняття на роботу або шляхом власноручного написання на копії ПВТР «ознайомлений, дата, підпис, П. І. Б.», тобто тут усе на розсуд роботодавця. Або як зазначено в запитанні, роботодавець може завести окремий для цього журнал. 

Щодо журналу для ознайомлення працівників з ПВТР (для тих працівників, які прийняті раніше), зазначимо, що оскільки ФОП новостворений, то після затвердження ПВТР трудовим колективом та оформлення відповідного наказу, правила та підписи в журналі стануть легітимними.

Аналогічно і з колдоговором. Колдоговір схвалюють загальні збори. Після того як загальні збори трудового колективу схвалили проект і зафіксували відповідне рішення в протоколі, сторони підписують колдоговір протягом п’яти днів з моменту схвалення (ч. 3 ст. 13 Закону про колективні договори).

Колективні договори підлягають повідомній реєстрації (ст. 15 КЗпП; ч. 11 ст. 9 Закону про колективні договори). Порядок повідомної реєстрації затверджено КМУ постановою №115.

Колективний договір набирає чинності з дня підписання або з дня, зазначеного в ньому (ч. 2 ст. 9 Закону про колективні договори). Повідомна реєстрація на чинність колдоговору не впливає.

Роботодавець зобов’язаний ознайомити із колдоговором всіх працівників (ч. 9 ст. 9 Закону про колективні договори і угоди). Факт ознайомлення працівника засвідчуються відміткою з підписом у спеціальній формі, наприклад у Журналі ознайомлення працівників із колдоговором. 

Таким чином, на раніше прийнятих працівників це не вплине, оскільки колдоговір може набрати чинності не тільки днем підписання, але й з дня, зазначеного в цьому колдоговорі.

І вже після ухвалення колдоговору, нових працівників ФОП – роботодавець повинен ознайомлювати до початку роботи (ст. 29 КЗпП).

2) Чи необхідно (обов'язково) затверджувати ПВТР та колективний договір наказами? 

При затвердженні правил складається не наказ, а протокол зборів трудового колективу (про що зазначено вище). А після затвердження ПВТР видається наказ про їх впровадження та порядок ознайомлення з ними працівників. У такий спосіб затверджені трудовим колективом правила стають легітимними. 

Щодо колективного договору зазначимо, що 27 травня 2022 набрав чинності Закон  "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення захисту прав працівників". Крім того, колективний договір укладається на підприємстві, в установі, організації, а також з фізичною особою, яка використовує найману працю (ст. 11 КЗпП). 

Тому так, ФОП зобов’язаний, укладати від цієї дати, колективні договори. Тут також, колдоговір схвалюють загальні збори та фіксують своє рішення у протоколі. Наказом колдоговір не затверджується.

3) Чи можливо прописати у ПВТР, що графік відпусток буде формуватися на наступний рік до 5 січня, враховуючи те, що працівники ФОПа не відпрацювали пів року?

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку (ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).

Отже, роботодавець обов’язково має складати графіки відпусток.

Згідно п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. №213 за погодженням із ВЦРПС (чинної на сьогодні) зазначено, що графік відпусток складається на рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома працівників.

На цьому наголошує і Держпраці в Харківській області у листі від 13.09.2019 р. №К-975/02.04/12-08/10796, де зазначила, що орієнтовний граничний строк складання графіка — не пізніше 5 січня поточного року. 

Тому, ФОП має право прописати в ПВТР (чи колдоговорі, тощо), що графік відпусток складається на наступний рік до 5 січня. Незважаючи на те, що працівники, до цієї дати, не відпрацювали пів року. Крім того, якщо виникає необхідність (наприклад, прийняли нового працівника), то завжди можна внести зміни до графіка після його затвердження. Для цього достатньо видати наказ про внесення змін до графіка відпусток.

Зазначимо, що працівники, які не відпрацювали пів року, відповідно до ч. 6 ст. 10 Закону про відпустки, у разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу, за винятком випадків, передбачених ч. 7 цієї статті.