Что нужно знать предпринимателю о подтверждении расходов в налоговом учете?

Для определения своих расходов в налоговом учете предприниматели на общей системе налогообложения должны руководствоваться правилами определения операционных расходов, которые установлены для плательщиков налога на прибыль разделом III НКУ. Однако признание тех или иных расходов зависит от возможности подтвердить их первичными документами.

Согласно п. 138.2 НКУ, расходы, учитываемые для определения объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II НКУ.

Общие требования к подтверждению данных налоговой отчетности установлены ст. 44 раздела II НКУ. В соответствии с п. 44.1 — 44.3 НКУ налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с вычислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных названными выше документами. Кроме того, предприниматели обязаны обеспечить хранение первичных документов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы.

Положения пп. 139.1.9 НКУ запрещают включать в состав расходов с целью определения объекта налогообложения расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога.

Такие строгие требования не позволяют усомниться в необходимости обязательного документального подтверждения расходов первичными документами, наличия таких документов, а также правильности их оформления.