Как предприниматели на общей системе налогообложения должны заполнить Книгу учета доходов и расходов?

Объектом налогообложения для предпринимателя является чистый доход, поэтому правильная организация учета доходов и расходов крайне важна. Также обязанность ведения учета предпринимателем предусмотрена п. 177.10 НКУ: предприниматели обязаны вести Книгу учета доходов и расходов и иметь подтверждающие документы о происхождении товара. Форма Книги учета доходов и расходов и порядок ее ведения утверждены приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. №1025 (далее — Порядок №1025).

Предприниматель (самозанятое лицо) должен самостоятельно приобрести, оформить Книгу (она должна быть прошнурована, иметь пронумерованные страницы) и зарегистрировать ее в органе ГНС по месту налогового учета. Регистрация Книг осуществляется органами ГНС бесплатно.

Такую же Книгу регистрируют на каждого наемного работника предпринимателя, осуществляющего операции за наличные.

Наемное лицо указывает в своей Книге:

— адрес места осуществления деятельности;

— Ф. И. О. и налоговый номер¹ свой и самозанятого лица — работодателя.

¹  В случае отсутствия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика указываются серия и номер паспорта (для физических лиц — налогоплательщиков, из-за своих религиозных убеждений отказавшихся от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомивших об этом соответствующий орган ГНС и имеющих отметку в паспорте).

Наемный работник заполняет только графы 1, 3, 8 Книги. Данные из книг наемных лиц включаются в общую Книгу предпринимателя в последний день месяца.

Записи в Книге выполняются шариковой или чернильной ручкой. В Книге допускаются исправления, если они заверены подписью предпринимателя.

Доходы

В соответствии с Порядком №1025 предприниматель должен ежедневно отражать фактически полученную сумму дохода от осуществления деятельности с суммарным итогом за месяц, квартал, год в графе 3 Книги. Наемный работник заполняет графу 3 Книги по каждому факту осуществления операции.

Предприниматели — плательщики НДС не включают в доход сумму НДС, включенную в цену реализации.

Доход, полученный в валюте, записывается в Книгу в гривневом эквиваленте на дату получения денежных средств (согласно консультациям ГНАУ, размещенным в Единой базе налоговых знаний).

Расходы

В перечень расходов предпринимателя, непосредственно связанных с получением доходов, входят документально подтвержденные расходы, которые включаются в операционные расходы согласно разделу III НКУ (п. 177.4 НКУ). Подробнее см. ответ на вопрос №7 раздела 2).

Однако предприниматель должен учитывать не только расходы, прямо связанные с доходом отчетного периода, но и другие расходы, понесенные в течение отчетного периода.

Поэтому в Книге учет расходов ведется в несколько этапов:

1) учету подлежат товарные остатки по состоянию на начало и конец периода (соответственно графы 2 и 11 Книги, стоимость ТМЦ по ценам приобретения);

2) учет ТМЦ, работ, услуг, приобретенных в течение отчетного периода, ведется в графах 4 и 5. В них, соответственно, записываются реквизиты документов, подтверждающих факт приобретения, и общая стоимость приобретенных ТМЦ (работ, услуг). Подтверждающими документами при этом могут быть товарно-транспортная и/или налоговая накладная, платежное поручение, фискальный чек, акт закупки (выполненных работ, оказанных услуг) и другие расчетные документы;

3) отдельно (графа 6) отражаются расходы, прямо связанные с полученным доходом (показанным в графе 3 Книги);

4) учет товара, переданного на реализацию наемным работникам (ведут только предприниматели, имеющие наемных работников) (графы 7 и 8). Наемные работники одновременно заполняют графу 8, занося в нее данные о товаре, принятом на реализацию, по ценам реализации;

5) расходы на оплату труда (расходы на зарплату и начисления на зарплату, понесенные в отчетном месяце) (графа 9);

6) другие фактически понесенные расходы, непосредственно связанные с получением дохода, которые не указаны в графах 6 и 9, включая стоимость оплаченных выполненных работ и оказанных услуг (графа 10).

Итоги по чистому дохода за отчетный период — месяц подводят в графе 12:

чистый доход (графа 12) = гр. 3 — гр. 6 — гр. 9 — гр. 10. Следовательно, в первом отчетном периоде на общей системе первое, что должен сделать предприниматель, — это провести инвентаризацию товарных остатков и вписать в графу 2 Книги остаток ТМЦ, на которые он имеет подтверждающие документы. Обратите внимание: по мнению автора, не важно, на какой системе налогообложения находился предприниматель во время приобретения запасов. Главное — иметь документы, подтверждающие факт приобретения.

И еще один важный момент. К расходам предпринимателя на общей системе применяются те же ограничения, которые установлены разделом III НКУ для предприятий. Это значит, что начиная с 1 апреля предприниматели на общей системе также не имеют права включать в расходы суммы, оплаченные предпринимателям — плательщикам единого налога.

Предприниматели — плательщики НДС не включают в стоимость приобретения суммы НДС, уплаченные при покупке.