Головбух йде у «декрет»: як оформити?

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами – це відпустка, яка віднесена до категорії соціальних.

Згідно зі ст. 179 КЗпП та ст. 17 Закону про відпустки на підставі медичного висновку жінкам надається оплачувана відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами тривалістю 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів – 70) календарних днів після пологів, починаючи з дня пологів. Тобто загалом тривалість такої відпустки становить 126 календарних днів.

Ось це «на підставі» й створює різні думки у фахівців. Дехто каже, що листка непрацездатності (тобто документа, у якому зазначено медичний висновок «вагітність та пологи») достатньо для надання цієї відпустки. Інші кажуть, що правила кадрового документообігу і трудової дисципліни ніхто не відміняв. До того ж, піти в цю відпустку, чи ні, і з якого числа, працівниця вирішує самостійно. Про своє бажання чи небажання вона має повідомити роботодавця.

Як зазначили фахівці Мінсоцполітики, законом не передбачено, що одночасно з листком непрацездатності жінка має подати заяву про надання відпустки, а роботодавець видати наказ. Та, на їхню думку, слід дотримуватися звичайної  процедури надання відпусток та їх оформлення, оскільки жінка  може скористатися таким правом не з дати, яка зазначена в листу непрацездатності, а пізніше. Тож, логічно, що дата початку відпустки буде відмінною від дати, зазначеної у листку непрацездатності.

Таким чином, потрібні:

• Документ другий – заява працівниці,
• Документ третій – наказ про надання відпустки. 

Заява складається у довільній формі. А ось щодо наказу роботодавцем може бути використана типова форма №П-3, або можна скласти наказ за довільною формою.

Лише після видання наказу про надання відпустки кадровик має зробити відмітку в особовій картці працівника, а бухгалтерія на підставі наказу розрахує допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами.

Саме в цьому наказі можна зазначити, хто саме буде виконувати обов'язки головбуха на перід її відсутності.

Але крім цього, він має виконувати обов’язки головного бухгалтера, представляючи інтереси підприємства за його межами. Тож, треба повідомити про заміну головного бухгалтера усі контролюючі органи та контрагентів, із якими такий замісник буде працювати протягом декретної відпустки головного бухгалтера.

Пакет документів, які треба оформити в кожному такому випадку, є різним (спільним в усіх цих випадках буде надання копії наказу про заміну).

Так, для банку, у якому відкрито рахунок підприємства, потрібно буде переоформити картку підписів (а вона нотаріально засвідчується). Інші документи (заяву тощо) слід буде надавати згідно із договором про відкриття рахунку.

Повідомити про заміну головного бухгалтера доведеться і податківців (для цього в десятиденний строк з дати заміни подається форма № 1-ОПП)

Оскільки такий замісник буде складати і підписувати звітність підприємства, треба буде оформити на нього КЕП (кваліфіковані електронні підписи). Для цього слід звернутися до сертифікованого центру, з яким співпрацює підприємство, і подати пакет документів згідно із його вимогами. При цьому раніше створений ключ для головного бухгалтера не втрачає дії (до закінчення дії сертифікату або знищення такого ключа), але користуватися ним інша людина для підпису складених під час відсутності головного бухгалтера на роботі, звісно, не може.

Зробити це треба якнайшвидше, адже, оскільки підписуватися електронні документи, які надсилаються до контролюючих органів, будуть вже іншою людиною, треба буде, після оформлення КЕП переукласти в електронному вигляді договори з такими органами (ДПС, ПФУ, управлінням статистики тощо).

Дистанційна робота

Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов'язковим при укладенні трудового договору про дистанційну (надомну) роботу.

На час загрози поширення епідемії, пандемії та/або на час загрози військового, техногенного, природного чи іншого характеру умова про дистанційну (надомну) роботу та гнучкий режим робочого часу може встановлюватися у наказі (розпорядженні) власника або уповноваженого ним органу без обов’язкового укладення у письмовій формі трудового договору про дистанційну (надомну) роботу.

Отже, у даному випадку слід про дистанційну роботу з працівницею «домовлятися» через укладання письмового трудового договору.