Придбання запчастини для авто у закордонному відрядженні: як оформити в бухобліку?

Перш за все, варто зазначити, що відповідно до ст. 7 Декрету №15-93, у розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту використовується як засіб платежу іноземна валюта та грошова одиниця України — гривня. При цьому такі розрахунки здійснюються лише через уповноважені банки. Тобто розрахунок з нерезидентом за допомогою готівки заборонено. Підприємство не може уповноважити працівника на придбання ТМЦ за кордоном ані за кошти підприємства, ані за власні кошти. Таку ж думку озвучують і податківці у сервісі "ЗІР" у підкатегорії 109.13.

НБУ у листі від 17.06.2016 р.  №25-0004/51559  зазначає про подвійні правила здійснення операцій з оплати ремонту та технічного обслуговування автомобілів за кордоном. 

Якщо такі операції не є імпортом товарів у розумінні ст. 1 Закону №959 (тобто йдеться про оплату фізособою, яка не є суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності, від свого імені та для власного споживання послуг з ремонту і технічного обслуговування автотранспорту), то відповідні розрахунки за межами України не є розрахунками в межах торговельного обороту (до яких згідно з постановою №209 належать саме розрахунки за експорт, імпорт товару).

Такі операції здійснюються без укладання ЗЕД-договору і на них не поширюється обмеження ст. 7 Декрету щодо здійснення розрахунків між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту через уповноважені банки.

Якщо ж зазначені розрахунки є імпортом товарів у розумінні Закону №959 (тобто йдеться про оплату послуг нерезидента від імені та за дорученням юрособи - резидента як українського суб'єкта ЗЕД), то вони є розрахунками в межах торговельного обороту згідно з постановою №209. Такі операції мають здійснюватися з укладанням зовнішньоекономічного (імпортного) договору і, крім того, на них поширюються усі вимоги, встановлені валютним законодавством України для розрахунків у межах торговельного обороту, у тому числі, і ст. 7 Декрету. Аналогічний підхід буде застосовуватися і до придбаної працівником запчастини. 

Тому, щоб не потрапити під відповідальність за порушення валютного законодавства, радимо понесені працівником витрати на придбання такої запчастини у його авансовому звіті не зазначати і не відображати як витрати на відрядження (в тому числі, у наказі про відрядження).

Для того, щоб компенсувати працівнику понесені ним витрати, є можливість оформлення купівлі-продажу цієї запчастини у працівника, як у звичайної фізособи. При цьому, оскільки дохід від такого продажу є оподаткованим ПДФО (податківці наполягають на ставці 18% та військовим збором (1,5%), варто це врахувати при встановленні ціни, за якою запчастина придбаватиметься.

Про порядок придбання ТМЦ у фізособи ми писали тут>>> 

Первинне оприбуткування такого пристрою відбувається або на рахунок 1521 з подальшим вводом в експлуатацію як основний засіб (рахунок 10), або на рахунок 1531 з подальшим вводом в експлуатацію як об’єкт інших необоротних матеріальних активів (рахунок 11).