Витрати на найм житлового приміщення у відрядженні для працівників, скерованих «бюджетним» підприємством

Питання відшкодування витрат  на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів врегульовано Постановою КМУ №98.

Пунктом 2 Постанови №98 визначено, що витрати на найм житлового приміщення під час відрядження відшкодовуються за наявності оригіналів підтвердних документів.

Граничні суми на найм житлового приміщення за добу для держслужбовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, затверджені згідно з додатком 1 до Постанови №98. Для України ця сума становить 600 грн за добу на одну людину. 

При цьому в примітках зазначено, що граничні суми витрат на найм житлового приміщення за добу встановлені з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги, які відшкодовуються у розмірі, встановленому п. 7 постанови №98 (прання, прасування одягу, білизни, ремонт взуття тощо) та витрат на оплату ПДВ). Тобто зазначена гранична сума рахується без ПДВ.

Отже, для чотирьох відряджених осіб «бюджетним» підприємством гранична сума за добу найму житлового приміщення складає 2 400 грн (без ПДВ).

За умовами запитання доба проживання у двомісного номеру коштує 2 200 грн (з ПДВ).

Отже,  гранична сума на найм житла в розрахунку за добу не перевищена. Зазначені витрати можуть бути компенсовані працівнику на підставі авансового звіту разом з підтвердними документами. 

Відповідно до п. 14 Інструкції №59, підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та ПКУ, а також документи, визначені Інструкцією №59. 

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом платника податку - фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в абз. 2 цього підпункту витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Зверніть також увагу, що для «бюджетних» працівників, скерованих у відрядження, витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. При цьому зазначені витрати не є надміру витраченими коштами (п. 5 Розділу ІІ  Інструкції №59).