Відповідальність за порушення оформлення касових документів

Запитання: На підприємстві ведеться касова книга в електронному вигляді і роздруковується вкладний аркуш касової книги та звіт касира, в кінці місяця та року вказуються кількість аркушів. До звіту касира прикріплюються податковий та видатковий касові ордери з додатками за кожен день і складаються до папки за рік, а вкладні аркуші касової книги зшиваються за рік та скріплюються паперовою наклейкою, засвідченою підписом директора та печаткою.

Оскільки в Положенні про ведення касових операцій порядок оформлення касових документів та відповідальність за порушення розписані нечітко, виникає запитання: чи передбачена відповідальність за те, що звіт касира та вкладні аркуші касової книги не зшиваються помісячно? А також  за те, що у роздрукованій на комп'ютері відомості на виплату грошей чорною ручкою вручну дописаний кореспондентський рахунок (до рах.661 дописано через кому 663) та при виплаті зарплати за довіреністю у платіжній відомості напис "за довіреністю" зроблений не перед підписом отримувача, а після, в графі "примітки"?

Відповідь:

Всі об’єкти на процедури перевірки касової дисципліни наведено в Методологічних рекомендацій щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб'єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), які затверджено наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. №210. Серед них, зокрема, дотримання порядку ведення касової книги і касових документів та порядку їх оформлення.

Основним нормативно-право­вим актом, що регулює порядок готівкового обігу, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.

Фінансова відповідальність за порушення норм з регулювання обігу готівки встановлено Указом Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. №436/95, а адмінвідповідальність – відповідними нормами КУпАП (а саме ст. 164-2, 164-4, 163-13, 163-14, 163-15).

Іншої відповідальності не передбачено чинним законодавством. Тож за що штрафують? Перелічимо випадки, що можуть стосуватися підприємства:

1) за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах;

2) за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки;

3) витрачання готівки з виручки від реалізації та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин), за наявності податкової заборгованості;

4) за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів;

5) за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів;

6) за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням (додатково див тут); 

7) за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів;

8) за здавання виручки торговельними підприємствами всіх форм власності, що здійснюють реалізацію товарів за готівку, з порушенням термінів, установлених правилами розрахунків і ведення касових операцій;

9) за порушення законів України та нормативно-правових актів НБУ щодо порядку здійснення операцій з електронними грошима;

10) за порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у тому числі перевищення граничних сум розрахунків готівкою, недотримання установлених законодавством вимог щодо забезпечення можливості розрахунків за товари (послуги) з використанням електронних платіжних засобів.

Про розміри деяких штрафних санкцій, як фінансових, так і адміністративних ми детально розказали тут.

Що стосується можливості виникнення одного із будь-яких порушень, що перелічені вище, за які законодавством передбачається накладання штрафних санкцій у зв’язку із порушенням оформлення касових документів, то зазначимо наступне.

Фраза «За довіреністю» у відомості на виплату коштів. Дійсно, згідно з п.3.6 Положення №637 у разі видачі готівки за видатковою відомістю за довіреністю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю».

А згідно з абз. 2 п. 3.5 Положення №637 для виведення залишку готівки, тобто для розуміння того чи дотримано ліміт, в касі не приймаються видаткові касові ордери або видаткові відомості, в яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача. Тож, фраза «За довіреністю» не на тому місці не має призводити до того, аби касир не брав до уваги всю видаткову відомість, звичайно ж, якщо у такій відомості є всі підписи одержувачів коштів.

Також згідно з п. 3.12 Положення №637 одержавши видаткову відомість, касир зобов'язаний перевірити:

• наявність і справжність на документах відповідних підписів;
• на видатковій відомості - дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені;
• правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
• наявність перелічених у документах додатків.

У разі невиконання хоча б однієї із зазначених вимог касир повертає документи для відповідного оформлення.

Втім, вважаємо, що головне, аби така фраза була, та звичайно ж, касир отримав відповідну довіреність від такої особи та записав реквізити документа, що посвідчують особу, що отримала кошти замість іншої особи. У такому разі не бачимо причин для виникнення порушень, за які передбачена відповідність. 

Дописування ручкою субрахунку 663. Згідно з примітками до відомості на виплату грошей (Додаток 1 до Положення №637), ця відомість застосовується для видачі заробітної плати, інших виплат, тобто якраз тут можуть зазначатися субрахунки 661, 663. 

Згідно з п. 3.10 Положення №637 видаткові відомості мають заповнюватися бухгалтером чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів строку. Виправлення в касових ордерах і видаткових відомостях забороняються. Вважаємо, що навряд чи дописування субрахунку 663 можна класифікувати як виправлення. Тому не бачимо й тут порушення обігу готівки, які ми перелічили вище.

Більше того податківці на питання «Чи притягуються до адміністративної відповідальності посадові особи СГ за порушення правил ведення касових документів (виправлення, помилкові записи, відсутність обов'язкових реквізитів)?» (підкатегорія 109.21 ресурсу «ЗІР») зауважили, що КУпАП не передбачено адміністративної відповідальності за порушення правил ведення касових документів. Вважаємо, що це роз’яснення можна застосовувати й до двох вищевказаних випадків. 

Друк вкладного аркуша касової книги. Згідно з п. 4.4 Положення №637 у разі роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" у кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік. "Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний аркуш касової книги" формується в підшивки в хронологічному порядку.

Вважаємо, що й тут порушення, за які передбачена відповідність згідно з Указом №436 чи КпАП, немає.