Делегування права підпису директора та головбуха на ПКО та ВКО іншим особам: яка відповідальність?

Насамперед зазначимо, що Положення №148 встановлено порядок ведення касових операції та заповнення касових документів.

І так, відповідно до цієї Постанови, підписантами касових документів, а саме:

1. ПКО є головний бухгалтер або інша особа, уповноважена керівником підприємства (п. 25 Положення № 148) та касир (п. 34 Положення №148);

2. ВКО є:

• директор підприємства (п. 26 Положення №148). Підпис керівника підприємства на ВКО не обов'язковий, якщо на доданих до ВКО документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис;
• головний бухгалтер або інша особа, уповноважена керівником підприємства;
• касир;
• одержувач (за пред'явленням паспорту чи документу, що їх замінюють на початку виписки ВКО).

Також про те, хто має право підписувати касові документи, ДПС нагадала у листі від 22.06.2020 р. №2499/10/26-15-05-09-01/ІПК. 

Щодо делегування права підпису зазначимо, що пп. 45-1 Положення №148 передбачено, що керівник підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом (тобто наказом) перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.

Пояснимо, як саме делегується право підпису касових документів іншим особам виходячи з даного пункту. 

Можна тимчасово делегувати право підпису вищезазначеним особам, на час знаходження їх у відрядженні, на час тимчасової непрацездатності чи перебування у відпустці. У цих випадках наказом керівника покладається виконання обо’язків директора на комерційного директора (заступника), головного бухгалтера на його заступника чи бухгалтера, касира на іншого касира чи бухгалтера, іншу особу (з яким заключають договір про повну матеріальну відповідальність). 

Або делегувати право підписувати касові документи зазначеним особам на постійній основі, на підставі належним чином оформленого наказу. При цьому і у ПКО, і у ВКО потрібно вказувати прізвище, ім’я та по-батькові тих осіб, які ставлять свій підпис.

В листі Мінсоцполітики від 17.10.2016 р. №376/06/186-16 зазначено про неможливість виконання керівником (головним бухгалтером) посадових обов’язків у період відпустки.

Оформити тимчасового наступника директора чи головного бухгалтера можна шляхом: 

• тимчасового заступництва (заміщення) - це коли працівник звільняється від своєї основної роботи й виконує виключно обов’язки особи, яку заміняє;
• виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника - це коли працівник буде виконувати обов’язки директора чи головного бухгалтера без звільнення від своєї основної роботи (ст. 105 КЗпП).

Доцільно питання призначення осіб виконувати обов’язки директора та головного бухгалтера прописати у їх посадових інструкціях. При цьому можна буде не проводити доплату за заміну тимчасово відсутнього працівника.

Якщо в посадових інструкціях не закріплити за ними обов’язок заміни, тоді проводиться доплата за тимчасове заступництво у розмірі різниці між окладами.

Звертаємо увагу, що після скасування Указу №436 залишилась адміністративна відповідальність відповідно до ст. 163-15 КпАПУ за порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги). А також фінансові санкції згідно зі ст. 17 Закону про РРО. Відповідальності за роздрукування ВКО, де вказано комерційний директор і бухгалтер, замість директор і головний бухгалтер, як під час їх присутності на робочому місці, так і відсутністю законодавством не передбачено.