Невчасне звітування та повернення залишку виданих під звіт коштів через хворобу: штрафи

Зазначимо, що відповідно до п. 2.11 Положення №637 видача готівкових коштів під звіт на:

1) закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, — дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт;

2) на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Але якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

Пам'ятайте: видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку до каси або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання звіту.

Тому радимо оформляти звіти підзвітним особам та повертати невикористану частину авансу:

1) на господарські потреби — наступного дня за днем видачі коштів під звіт;

2) на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини (крім металобрухту) — не більше 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт, але не пізніше закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії (тобто закупівлю товару).

Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджені Наказом №1276. Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав такі кошти, на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.

Винятків та умов щодо перенесення строків звітування у випадку хвороби підзвітної особи чи за будь-яких інших причин законодавством не передбачено. Отож у ситуації, що розглядається, слід було відзвітувати та повернути невитрачені кошти у строки, що ми навели вище. Якщо цього не сталося, то з'ясуймо, що загрожує в такій ситуації підприємству, працівнику та посадовим особам підприємства

У разі якщо підзвітна особа не звітує та не повертає своєчасно суму коштів, що залишилися, протягом встановлених пп. 170.9.2 ПКУ строків (див. вище), то сума виданих під звіт коштів (чи вчасно не повернутого залишку авансу) підлягає оподаткуванню ПДФО за ставками 15 — 17% (залежно від суми) за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а за браком суми доходу — з оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати податку (див. пп. 170.9.3 та п. 164.5 ПКУ).

Це щодо відповідальності самого працівника. Але в такій ситуації передбачена відповідальність і для підприємства. Так, згідно зі ст. 1 Указу №436, за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів передбачена відповідальність у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум.

Крім того, посадовим особам підприємства загрожує адмінштраф за порушення правил ведення касових операцій на суму від 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн) згідно зі ст. 1642 КпАП.