Якою датою оприбуткувати готівкову виручку, якщо Z-звіт не встигли зробити до 24:00 годин?

Запитання: Підприємство має мережу закладів ресторанного господарства (відокремлених підрозділів), які працюють із застосуванням РРО, до останнього клієнта. У кожному закладі призначено осіб, відповідальних за оприбуткування готівкової виручки, складання касових ордерів та ведення касової книги, а також за самостійне здавання готівки інкасаторській службі банку наступного дня о 10:00. Чи застосовуватиметься штраф у п'ятикратному розмірі, якщо 1 липня Z-звіт зроблено о 00:00:16, а 30.06 – о 04:38:00? Якою датою оприбуткувати готівкову виручку та записати до касової книги та КОРО, якщо 30.06. службову видачу та Z-звіт не встигли зробити до 24:00 години?

Відповідь:

Відповідно до п. 9 ст. 3 Закону про РРО суб'єкти господарювання, які використовують РРО у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зобов'язані щоденно друкувати на РРО фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій.

У п. 4 розд. III Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547 уточнено, що суб'єкти господарювання, які використовують РРО зобов'язані, зокрема:

• у кінці робочого дня (зміни) друкувати на РРО фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій;
• друкувати X-звіти, Z-звіти та інші документи, що передбачені документацією на РРО, відповідно до законодавства.

Про те, що розрахункові операції, які проводяться відповідно до Закону про РРО, оформляються згідно з вимогами цього Закону, також передбачено п. 24 Положення №148.

Слід зазначити, що цей пункт не змінено у зв’язку з внесенням змін до Положення №148 постановою Правління Нацбанку від 24.05.2018 р. №54.

При цьому, в новій редакції викладено п. 11 Положення №148, у якому наведено вимоги для оприбуткування готівки, що надходить до кас, в день одержання готівки в повній сумі.

Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій РРО для різних сфер застосування затверджено постановою Кабміну від 18.02.2002 р. №199 (далі – Вимоги №199).

У п. 2 Вимог №199 «зміну» визначено, як період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Нагадаємо, що Z-звіт - це денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам'яті та занесенням її до фіскальної пам'яті РРО (див. визначення терміну «фіскальний звітний чек» у ст. 2 Закону про РРО). Чек Z-звіту – фіскальний звітний чек повинен додатково містити дані (всі підсумки та суми обчислюються за зміну), передбачені п. 17 Вимог №199.

Щодо порядку роздрукування Z-звіту Міжрегіональне Головне управління ДФС –Центральний Офіс з ОВП у листі від 22.04.2016 р. №8991/10/28-10-01-3-11 повідомляє, що тривалість зміни РРО у період часу від реєстрації першої за день розрахункової операції до виконання Z-звіту обмежується 24 годинами, оскільки є вимога виконувати Z-звіт щодня – п. 9 ст. 3 Закону про РРО. Прив'язки до зміни продавця-касира, що працює з РРО, Вимоги №199 не містять, адже робота касира регулюється трудовим законодавством.

У ситуації, що розглядається, доречно звернуту увагу на лист від 11.06.2012 р. №9756/6/22-1315/505, у якому ДФС повідомляє таке.

У разі, якщо готівка проведена через РРО і  КОРО на підставі фіскальних звітних чеків, однак у день одержання готівкових коштів не проведена по касовій книзі, така готівка оприбуткована в касі підприємства несвоєчасно.

У випадку, коли готівка проведена через РРО, зроблений відповідний запис у касовій книзі у день надходження готівки, однак не проведена у КОРО на підставі фіскальних звітних чеків, такий випадок може кваліфікуватися як неповне оприбуткування.

У разі недотримання вимог щодо оприбуткування готівки, що надходить до кас, в день її одержання в повній сумі за рішенням контролюючих органів застосовуються штрафні (фінансові) санкції згідно з вимогами абз. 3 ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. №436/95 за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки – у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми.

У ситуації, коли службову видачу та Z-звіт відповідальна особа не встигла зробити 30 червня до 24:00:00, то готівкову виручку на підставі Z-звіту, який зроблено 1 липня о 00:00:16, записують до КОРО датою, зазначеною в цьому фіскальному звітному чеку, тобто 1 липня. За цією ж датою (1 липня) складається ПКО, який записується до касової книги під час складання звіту касира, що відповідає вимогам п. 40 Положення №148.

З метою уникнення подібних порушень, підприємству необхідно внести зміни до Порядку оприбуткування та видачі готівки щодо часу друкування Z-звітів відповідальними особами.

Наприклад, відповідальні особи зобов’язані друкувати X-звіти, Z-звіти та інші документи, що передбачені документацією на РРО, щоденно не пізніше 23:50. Наступна розрахункова операція із застосуванням РРО проводиться не раніше 00:03 наступного дня (тут мається на увазі наступна доба).

У разі роздрукування на РРО протягом робочого дня декількох фіскальних звітних чеків усі вони вклеюються у відповідну КОРО, записи в розділі 2 КОРО робляться за кожним фіскальним звітним чеком окремо. Якщо фіскальний звітний чек містить дані про операції службового внесення та службової видачі коштів, графи 3, 4 розділу 2 КОРО можна не заповнювати (п. 8 розд. 4 Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547).