Лікарняні відображаються у звітності до ПФУ із зазначенням минулих періодів, за які їх нараховано

Відповідно до форми табеля обліку використання робочого часу, встановленої наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. №489, у дні, коли працівник був відсутній на роботі, йому повинні проставлятися за кожен робочий день умовні позначення (скорочення) залежно від причини відсутності:

ПР — прогули;

ТН — оплачувана тимчасова непрацездатність;

НН — неоплачувана тимчасова непрацездатність;

НЗ — неявка на роботу з нез’ясованих причин;

IВ — інші види неявок, передбачені колдоговором;

I — інші причини неявок.

Проте табель не є бланком суворої звітності, тож до нього можна вносити виправлення у порядку, встановленому п. 4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. №88. Якщо ж дані про причини відсутності працівника на робочому місці зміняться, табель можна і переписати.

Наприклад, якщо працівник не надав лікарняний листок, але вже повідомив про причину своєї неявки на роботу, працівник відділу кадрів або бухгалтер може в табелі щодо такого працівника позначити «ТН» або «НН». Якщо ж лікарняний так і не буде надано, — виправити ці позначки на «НЗ». Проставляти щодо працівника прогули (позначення «ПР») рекомендується лише у випадку, якщо встановлено факт відсутності працівника на робочому місці понад три години протягом робочого дня без поважних причин (див. ч. 4 ст. 40 КЗпП). Такий факт прогулу бажано зафіксувати в акті довільної форми, підписаному комісією з кількох працівників підприємства (щоб убезпечити підприємство від позовів з боку працівника), і пояснювальною запискою з боку самого працівника, з якої можна встановити, що поважних причин для відсутності на робочому місці у працівника не було-¹.

Вся сума лікарняних, а також єдиний соціальний внесок нараховуються в тому місяці, в якому було надано лікарняний листок, (ч. 4 ст. 9 Закону №2464²).

З метою нарахування єдиного соціального внеску лікарняні розподіляються за місяцями, за які їх нараховано, і додаються до інших доходів таких місяців, що обкладаються ЄСВ, для визначення максимального розміру бази нарахування (пп. 4.3.2 Iнструкції №21-5³).

У звіті за формою додатка 4 до Постанови №22-2⁴сума всіх нарахованих у звітному періоді лікарняних зазначається:

1) у таблиці 1 повністюу рядках 1 (з розбивкою залежно від джерела фінансування лікарняних на рядки 1.3, 1.4), 2 (із заповненням рядка 2.3), 4 (із заповненням рядка 4.3);

¹ Про необхідність з боку працедавця мати докази відсутності працівника на робочому місці без поважної причини для встановлення факту прогулу йдеться і в роз’ясненні Мін’юсту України від 01.02.2011 р.

² Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на обов’язкове державне соціальне страхування».

³ Iнструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на обов’язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою Правління ПФУ від 27.09.2010 р. №21-5.

⁴ Постанова правління ПФУ від 08.10.2010 р. №22-2.

2) у таблиці 6 з розбивкою за періодами (місяцями), за які такі лікарняні було нараховано, із зазначенням у реквізиті 11 місяця і року, за які було проведене таке нарахування.

Приклад Якщо у червні 2012 р. працівникові нараховано лікарняні в загальній сумі 5000 грн (за травень — 2300 грн і за червень — 2700 грн), а його зарплата за червень становить 2500 грн, працедавець повинен буде відобразити у таблиці 1 звіту до ПФУ загальний дохід червня (5000 + 2500) = 7500 грн, а у таблиці 6 — два рядки, в яких буде відображено:

— у одному рядку — дохід червня (2700 + 2500) = 5200 грн (реквізит 15 і 16), ЄСВ (2700 х 2% + 2500 х 3,6%) = 144 грн (реквізит 17), 10 — кількість календарних днів непрацездатності — умовно (реквізит 13);

— у другому рядку — дохід травня 2300 грн (реквізит 15 і 16), ЄСВ (2300 х 2%) = 46 грн (реквізит 17), 4 — кількість календарних днів непрацездатності — умовно (реквізит 13), «05.2012» (реквізит 11).

А решта реквізитів рядків (П.I.Б. працівника, номер його облікової картки тощо) дублюватиметься в обох рядках.