Виправлення помилки у звіті з ЄСВ щодо остаточного розрахунку зі звільненим працівником

Виправлення помилки

Помилки бувають різні. В одному випадку невідображення в Звіті про ЄСВ певної суми доходу працівника пов’язано із тим, що такий дохід не був своєчасно нарахований (відображений в первинних бухгалтерських документах про нарахування зарплати). В іншому – такий дохід був своєчасно нарахований і навіть виплачений, але через помилку бухгалтера не був відображений в Звіті про ЄСВ. Оскільки помилки різні, то і порядок їх виправлення є різним.

Якщо дохід не було своєчасно нараховано (і суму ЄСВ також). Згідно із п. 1.6.2. Інструкції зі статистики заробітної плати, якщо  нарахування  фонду  оплати праці здійснюються за попередній  період,  зокрема  у  зв'язку  з  уточненням  кількості відпрацьованого  часу,  виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування. Тобто, якщо дохід не був своєчасно нарахований, то нарахувати його слід у місяці, в якому цю помилку було знайдено. І здійснюється це, як правило, бухгалтерською довідкою – адже саме вона дозволить зазначити у первинному бухгалтерському документі не тільки нарахування доходу, а і період, за який його нараховано та причину нарахування в поточному місяці дохід минулого місяця. Втім, проведення за такою довідкою слід відображати в бухгалтерському обліку саме в тому місяці, у якому цю довідку було складено. 

Зверніть увагу: оскільки йдеться про дохід за період, коли працівник ще перебував у трудових відносинах із роботодавцем-страхувальником (день звільнення вважається останнім днем роботи), то на суму такого доходу (якщо він належить до бази нарахування ЄСВ, зазначеної у ст. 7 Закону про ЄСВ) обов’язково слід нарахувати ЄСВ, незважаючи на те, що на момент виправлення помилки працівник вже звільнений.   

Крім цього, слід пам’ятати про те, якщо під час виправлення помилки дохід донараховується, то з метою нарахування ЄСВ за той місяць, за який він нараховується, його слід додати до решта доходів такого місяця, і порівняти отриману суму із мінімальною зарплатою та максимальною величиною доходу, на яку нараховувався ЄСВ у такому місяці. Тобто, поява нового доходу за певний місяць призводить до необхідності перегляду правильності нарахування ЄСВ за такий місяць, яке було зроблено раніше.

Виправлення помилки в Звіті про ЄСВ

Виправлення мають бути відображені в Звіті про ЄСВ за той місяць (звітний період), у якому помилку було виявлено (а не «заднім числом»). 

У таблиці 6 звіту з ЄСВ за серпень 2016 року (саме в ньому було виявлено та виправлено помилку) окремим рядком з кодом типу нарахувань у графі 10 «2» потрібно показати суму нарахованої зарплати звільненого працівника, але не відображеної у звіті за липень 2016 року (955,90 грн), у графі 11 вказуємо місяць та рік, за який було вчинено помилку – липень 2016 року.

Нагадаємо, що за п. 9 розд. IV Порядку № 435 під кодом «2» відображається сума заробітної плати (доходу), нарахована у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно донараховано суму ЄСВ.

У таблиці 1 звіту з ЄСВ виправлення помилок залежатиме від того, яка це була помилка.

Якщо нарахування ЄСВ не було здійснено через те, що дохід не був своєчасно нарахований, то такий дохід, нарахований у звітному місяці, не буде відображатися окремо у розділі 4, а включається у загальні дані щодо доходів за серпень 2016 року у рядку 1.1 розділу 1.

Якщо нарахування ЄСВ було здійснено своєчасно, але через помилку бухгалтера цей дохід і сума ЄСВ за ним не були своєчасно відображені у Звіті з ЄСВ, йдеться про помилку при заповненні саме Звіту про ЄСВ. Тому такий дохід слід буде показати у розділі 4 і навести зміст помилки. 

Відповідальність

За помилки щодо ЄСВ страхувальник несе відповідальність навіть в разі самостійного їх виправлення. Однак, оскільки помилки можуть бути різні, різною є і відповідальність.

Якщо дохід не було своєчасно нараховано (і суму ЄСВ також). В такому випадку страхувальник обов’язково несе фінансову відповідальність. Якщо за результатами самостійного виправлення помилки у звіті з ЄСВ страхувальник донараховує своєчасно не нарахований ЄСВ, то до нього застосовуються штрафні санкції у вигляді штрафу в розмірі 10% донарахованої суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50% суми донарахованого ЄСВ (п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ).

Крім того, не нарахування ЄСВ часто означає виникнення недоплати. А це, своєю чергою, означає нарахування пені за несвоєчасну сплату ЄСВ. Така пеня передбачена ч. 10 ст. 25 Закону про ЄСВ і становить 0,1 відсотка суми недоплати за кожний день прострочення платежу. Порядок нарахування такої пені встановлений п. 5 розділу VII Інструкції про порядок нарахування і сплати ЄСВ. 

Зверніть увагу на те, що днем початку нарахування пені вважається перший календарний день, що настає за днем закінчення строку внесення відповідного платежу. Оскільки для донарахованих за минулий період сум ЄСВ не встановлено окремих строків для їх сплати в бюджет, то, на нашу думку, в такому випадку днем, з якого слід починати обрахувати пеню, буде день, наступний за останнім днем сплати ЄСВ за місяць, за який донараховано дохід. І оскільки дохід через його несвоєчасне нарахування не був своєчасно виплачений працівникові, то таким днем буде день, наступний за днем, який встановлено для випадку, коли дохід був нарахований, але не був виплачений працівникові. 

Наприклад, якщо йдеться про дохід липня 2016 р., то, у випадку, якщо такий дохід не було виплачено, ЄСВ з суми такого доходу потрібно було сплатити не пізніше 22.08.2016 р.  (29.08.2016 р. для гірничих підприємств). Відповідно, якщо помилку було виявлено у серпні 2016 р. до цієї граничної дати, і потрібну суму ЄСВ було сплачено, наприклад, при виплаті доходу працівнику або навіть раніше (в тому числі, якщо у страхувальника існує переплата з ЄСВ), то недоплати не буде і пеня не нараховуватиметься.   

Підставою для сплати такого штрафу і пені є рішення від органу ДФС, який наразі адмініструє ЄСВ і веде Реєстр страхувальників. В Звіті про ЄСВ їх сума не зазначається.

Також за порушення порядку нарахування ЄСВ такий страхувальник може понести адміністративну відповідальність (рішення, застосовувати штраф чи ні приймає керівник органу ДФС. Крім того, ст. 38 КУпАП встановлено строки застосування такого штрафу). Адміністративний штраф застосовується до посадових осіб страхувальника за ст. 165-1 КУпАП, в розмірі від 30 до 40 нмдг (наразі від 510 грн до 680 грн). За повторне протягом року вчинення таких дій – від 40 до 50 нмдг (наразі від 680 грн до 850 грн).

Також до підприємства може бути застосовано штраф за неналежне ведення бухгалтерської документації, на підставі якої нараховується ЄСВ. Штраф накладається у розмірі від 8 до 15 нмдг на підставі п. 5 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ.

Якщо дохід і ЄСВ було нараховано і сплачено вчасно, а помилка була лише у неправильному складанні Звіту про ЄСВ

Якщо помилка стосується тільки невідображення у Звіті з ЄСВ своєчасно нарахованої та сплаченої суми ЄСВ, то вищенаведені види штрафів не можуть бути застосовано до такого підприємства.

Втім, виправити помилку в Звіті варто самостійно. Адже, якщо її виявлять податківці, до посадових осіб підприємства може бути застосовано адміністративна відповідальність за подання недостовірних відомостей відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону про ЄСВ.

Сам розмір штрафу за подання недостовірних відомостей в Звіті про ЄСВ визначено ст. 165-1 КУпАП. Він становить  від 30 до 40 нмдг (наразі від 510 грн до 680 грн). За повторне протягом року вчинення таких дій до посадових осіб може бути застосовано штраф у розмірі  від 40 до 50 нмдг (наразі від 680 грн до 850 грн).

Наостанок, зверніть увагу: на відміну від адміністративних штрафів, для фінансових санкцій, встановлених ст. 25 Закону про ЄСВ, не встановлено строків давності і граничного терміну їх застосування (ч. 16 ст. 25 Закону про ЄСВ).