Те, що працівник не ходив у відпустку кілька років, — істотне порушення трудового законодавства. Відповідно до ст. 2 Закону про відпустки, право на них забезпечується гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості і забороною її заміни на грошову компенсацію. Згідно з ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки, забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами чи з особливим характером праці.
Значні обсяги невикористаних відпусток попередніх років призводять до того, що підприємство постійно перебуває під загрозою застосування санкцій у разі скарги працівника. Працівник має право на звільнення у визначений ним час через порушення адміністрацією законодавства про працю з виплатою вихідної допомоги (ч. 3 ст. 38 КЗпП). Водночас працівник може виявити бажання отримати невикористану відпустку при звільненні (ст. 3 Закону про відпустки). Така відпустка має бути надана йому з наступним звільненням, і датою звільнення в цьому разі буде останній день відпустки (відповідно до заяви працівника і наказу про його звільнення). Протягом цієї відпустки працівник залишається у трудових відносинах із підприємством із відповідними правовими наслідками (соціальне страхування, стаж тощо).
Окрім цього, при тривалому ненаданні відпусток працівникам в обліку слід відображати значні обсяги резервів на оплату відпусток. А при звільненні працівника коштів із цих резервів може просто забракнути, щоб із ним розрахуватися, і підприємство потрапить під нову загрозу — виплати компенсацій за затримку розрахунку при звільненні — аж до дня фактичного розрахунку (ст. 117 КЗпП). Отже, варто не накопичувати надто багато днів невикористаних відпусток.
Тому під час інвентаризації забезпечень перед річною звітністю доцільно звертати увагу на такі випадки і вживати певних заходів щодо зменшення цих накопичених днів.
Загалом право на щорічну відпустку зберігається за працівником до моменту його звільнення або використання відпусток. Дні невикористаних щорічних відпусток не «згорають» через деякий час, тому основним шляхом зменшення кількості невикористаних днів відпусток є поступове використання відпусток. Для цього у графіку відпусток варто передбачити відпустки попередніх років і прагнути надати їх працівникові, принаймні частинами.
Замінити щорічну відпустку грошовою компенсацією можна лише у випадку і за бажанням працівника, коли її тривалість перевищує 24 к. д. (з урахуванням додаткових відпусток), і за умови використання таких 24 к. д. у вигляді відпустки. Наприклад, якщо тривалість відпустки працівника 35 днів на рік, то за 11 днів він може отримати компенсацію (працівник не зобов'язаний, а лише має на це право). Звернімо увагу, що заміняти частину відпустки за відповідний рік компенсацією можна лише після того, як працівник уже відгуляв ці 24 к. д. Крім того, особам віком до вісімнадцяти років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
Єдиний законний спосіб виплати компенсації замість відпустки в інших випадках — це звільнення працівника. Якщо працівника звільнено, згідно з ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки йому в день звільнення виплачується компенсація за всі дні невикористаної відпустки (навіть за 5 років).
У разі якщо навіть наступного дня працівник буде знову прийнятий на роботу, його робочий рік, зокрема, з метою розрахунку стажу, який надає право на щорічну відпустку, розпочинатиметься спочатку.
Нагадаємо також, що відпусткові, а також компенсація за всі дні невикористаних відпусток при звільненні, обчислюються відповідно до Порядку №100 виходячи зі середньої заробітної плати, яка обчислюється за базовим розрахунковим періодом за останні 12 календарних місяців (у календарних днях). Тобто незалежно від того, за який рік працівник бере відпустку чи за відпустки скількох років йому виплачують компенсацію, при її обчисленні враховується заробіток за останні 12 місяців (наприклад, виплата нараховується у травні — розрахунковий період з травня попереднього року до квітня цього року включно).