Відряджений працівник отримав готельні послуги від підприємця-єдинника: яким документами підтвердити?

Запитання: Який обов'язковий перелік документів необхідно надати підзвітній особі при складанні авансового звіту, якщо працівник проживав (знімав квартиру, номер у готелі) у підприємця-єдинника? Чи потрібен чек РРО при розрахунку за проживання через банківський термінал у підприємця, який надав "Рахунок-чек", написаний в довільній формі зі своєю печаткою? Чи припустима при готівковому розрахунку з підприємцем "Квитанція до ПКО" з його печаткою?

Відповідь:

Витрати, відшкодовані працівнику за авансовим звітом, не оподатковуються за п. 170.9 ПКУ, якщо вони документально підтверджені. До авансового звіту працівник зобов’язаний додати оригінали відповідних первинних і розрахункових/платіжних документів, які підтверджують факт придбання товарів (робіт, послуг).

Розрахунковий документ – це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, надрукований у випадках, передбачених Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. №265/95-ВР, зареєстрованим у встановленому порядку касовим апаратом або заповнений вручну (ст. 2 Закону №265).

На жаль сліп у розумінні Закону №265 не вважається розрахунковим документом. Про це податківці також зауважували у ресурсі «ЗІР» (підкатегорія 109.10*).

На замітку!

Підприємці-єдинники можуть використовувати термінал без з’єднання з РРО, тобто без використання РРО, якщо обсяг їх доходу протягом календарного року не перевищує 1 млн грн (п. 296.10 ПКУ, пп. 6 ст. 9 Закону №265). Про це ми писали тут. Відповідно у такому разі єдинник не зможе надати чек РРО.

Розрахунковим документом може бути товарний чек (не зважаючи на назву, таким документом можливе оформлення розрахунку і за надані послуги). Суб’єкти господарювання можуть видавати товарні чеки довільної форми. Проте, фахівці ДФС вважають, що виходячи зі змісту Закону України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 р. №1023-XII, а також визначення Законом №265 терміна «розрахункові документи», до яких, зокрема відносяться товарні чеки, товарний чек повинен містити напис «Товарний чек» та за змістом відповідати вимогам п. 2 розд. II Положення про форму та зміст розрахункових документів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 р. №13 за виключенням відображення в ньому фіскального номера РРО, напису «Фіскальний чек» (підкатегорія 109.10 ресурсу «ЗІР»**).

Таким чином, аби товарний чек вважався розрахунковим документом, він має відповідати вимогам п. 2 розд. II Положення №13.

Підтверджуючим документом у такому разі може бути і квитанція з прибуткового касового ордеру (пп. 1.2, 2.6, 3.1, 3.3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637).

Якщо підприємець не складає касові ордери, розрахунковим документом може бути розрахункова квитанція. Це розрахунковий документ, бланк якого виготовлений друкарським способом, а окремі реквізити заповнюються від руки або шляхом проставлення штампа при реєстрації розрахункових операцій. Форма №РК-1 розрахункової квитанції наведена в додатку 3 до Положення про форму та зміст розрахункових документів.

Крім розрахункових документів підприємець може надати акт прийому-передачі наданих послуг з проживання, або, оскільки мова йде саме про проживання у готелі, то норма абз. 3 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ дозволяє такому документу як рахунку за формою №4-г «Рахунок» бути підтверджуючим документом.

Відповідно до роз’яснення фахівці ДФС у Віснику №22 (22) за червень 2013 року наказом Держбуд України від 13.10.2000 р. №230 затверджено форми документів первинного обліку та Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг, рекомендовані для застосування готельними підприємствами України незалежно від підпорядкування та форми власності. Так, вони зауважують, що готелі зобов’язані видати на підтвердження наданих послуг Рахунок за формою №4-г, затвердженою наказом №230.

Тож, вважаємо, якщо підприємець надав рахунок за формою №4-г «Рахунок», отриманий із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, то згідно з абз. 3 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ такого документу має бути достатньо для підтвердження вартості послуг за проживання. Втім, радимо мати і документ, який підтверджує проведення розрахунку за таке проживання.

Що ж стосується необхідності надання відрядженим працівником копії документу, що підтверджує державну реєстрацію фізичної особи – підприємця та відображення у формі №1ДФ, зазначимо наступне.

Раніше, до 01.01.2015 року, у ресурсі «ЗІР» (підкатегорія 103.02***) була чітка відповідь податківців: «Працівник, який під час відрядження користувався послугами з проживання в готелі, повинен отримати копію документу, що підтверджує державну реєстрацію фізичної особи - підприємця, який надав ці послуги». Але наразі такого роз’яснення серед чинних відповідей немає.

Втім, у чинній відповіді «ЗІР» на питання щодо відображення у формі №1ДФ суми компенсації власно витрачених коштів при оплаті послуг із проживання у ФОП, ДФСУ зазначає:  «Згідно з п. 177.8 ст. 177 ПКУ відряджений працівник отримує від фізичної особи — підприємця, який надавав послуги з найму жилого приміщення та переїзду, копію документа, що підтверджує її державну реєстрацію відповідно до закону як суб’єкта підприємницької діяльності».

Тож, аби уникнути непорозумінь із контролюючими органами, радимо все-таки звернутися до підприємця та отримати від нього копію витягу з ЄДР.

 * Запитання: "Чи необхідно застосовувати РРО при здійсненні розрахунків через платіжний термінал (із застосуванням платіжних карток), та які обов’язкові реквізити при цьому повинен містити фіскальний касовий чек, і чи вважається сліп (квитанція) розрахунковим документом?".

** Запитання: "Що таке товарний чек та які обов’язкові реквізити він повинен містити?".

*** Запитання (діяло до 01.01.2015 р.): "Чи потрібно працівнику, який під час відрядження користувався послугами з проживання в готелі, отримувати копію витягу з Державного реєстру ЮО та ФОП, який надав ці послуги, якщо є первинні документи для відшкодування витрат?".