Компенсация штрафа, уплаченного работником во время загранкомандировки

В случае, если виновником уплаты штрафа был сам работодатель, не оформивший разрешение своевременно (либо не предоставивший его водителю перед командировкой), то, безусловно, тяжесть уплаты штрафа ложится на такого работодателя и о нецелевом использовании средств речь не идет. 

В случае, если виновником отсутствия разрешения был сам работник и штраф был выписан на него, то именно он несет ответственность, в том числе, и материальную за данное нарушение (и, разумеется, компенсировать сумму такого штрафа работодатель ему не обязан, хотя при желании, конечно, может).  Однако, поскольку такой штраф не будет связан с командировкой, то сумма его компенсации будет облагаться НДФЛ (с применением коэффициента по п. 164.5 НКУ) и военным сбором. 

Если же штраф был выписан на предприятие, и виновный работник его оплатил от имени предприятия, то он имеет право на возмещение данных расходов по командировке (в данном случае – отразить расходы по уплате такого штрафа в авансовом отчете по возвращению из командировки, приложив к нему документ об уплате штрафа), однако обязан будет (в случае предъявления к нему требований со стороны работодателя) возместить предприятию причиненный ущерб от уплаты штрафа, в порядке, установленном главой IX КЗОТ Украины. 

Таким образом, в авансовом отчете работник может отразить сумму средств, потраченных на уплату штрафа, и приложить к нему документ, подтверждающий факт оплаты. Если руководитель предприятия утвердит такой авансовый отчет, то сумма данного штрафа уменьшит задолженность работника перед предприятием в части средств, полученных под отчет на командировку (в том числе, снятых с корпоративной карты). 

Обратите внимание: средства, перечисляемые на корпоративную карточку для командировочных расходов, не являются личными средствами работника или средствами, полученными им под отчет. Корпоративный счет в банке, к которому дает доступ корпоративная карточка – это счет, принадлежащий самому предприятию, как и средства на нем. То есть, пополнение корпоративного счета с текущего счета предприятия – это внутреннее движение средств в рамках одного и того же предприятия. 

А вот снятие денежных средств с корпоративного счета или использование корпоративной карты для оплаты товаров/услуг – приводит к появлению подотчетных средств. Их статус получат такие снятые денежные средства или сумма, на которую произошла оплата корпоративной картой. 

Таким образом, речь не идет о компенсации работнику его расходов путем перечисления средств на командировку на корпоративный счет предприятия. Наоборот – это работник, имеющий доступ к средствам на корпоративном счете, использует средства предприятия, о чем по возвращении из командировки отчитывается.