Зміна прізвища працівниці у 2026 році: алгоритм дій роботодавця (аудіоверсія)

Коротка відповідь

У разі зміни прізвища працівниці роботодавець на підставі її заяви та підтвердних документів видає наказ про внесення змін до облікових даних, оновлює кадрову документацію (трудову книжку, особову картку) і вказує нове прізвище в зарплатній звітності. Якщо працівниця є військовозобов’язаною, роботодавець додатково оновлює списки військового обліку та повідомляє ТЦК та СП.

Покроковий алгоритм дій

Крок 1. Отримання документів від працівниці

Працівниця подає:

• Заяву довільної форми про внесення змін до облікових даних підприємства у зв’язку зі зміною прізвища;
• Копію документа, що засвідчує подію (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу або про зміну імені);
• Новий паспорт громадянина України (паспорт зі старим прізвищем підлягає обов'язковому обміну протягом одного місяця).

Оновлену довідку/картку платника податків з новим прізвищем (сам номер РНОКПП не змінюється, однак громадянин зобов'язаний звернутися до ДПС за формою №5ДР протягом місяця згідно з пп. 70.7 ПКУ).

Копії документів засвідчуються роботодавцем за правилами діловодства (з відміткою «Згідно з оригіналом», підписом, посадою та датою).

Крок 2. Видання наказу керівника

Керівник підприємства видає наказ про внесення змін до облікових, кадрових та бухгалтерських документів працівниці у зв’язку зі зміною прізвища. Працівницю ознайомлюють із наказом під підпис.

Крок 3. Внесення змін до кадрової документації

Трудова книжка: відповідно до п. 2.13 Інструкції №58, зміна запису здійснюється на титульному аркуші: старе прізвище закреслюється однією рискою (так, щоб його можна було прочитати), а поруч чи вище вписується нове. На внутрішньому боці обкладинки зазначають реквізити свідоцтва та наказу роботодавця, що засвідчується підписом відповідальної особи та печаткою (за наявності). Строк унесення запису — не пізніше тижневого строку після отримання документів (п. 2.4 Інструкції №58). Якщо трудова книжка зберігається у працівниці, запис вноситься на її вимогу.

Особова картка (форма №П-2) та справа: вносяться виправлення до персональних даних із посиланням на відповідний наказ.

Крок 4. Відображення в зарплатній та податковій звітності

Додаток Д1 до Податкового розрахунку: у звіті за місяць, у якому оформлено зміни, працівницю зазначають уже під новим прізвищем. Ідентифікація здійснюється за РНОКПП (який є незмінним), тому дані в Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду оновлюються автоматично. Попередні періоди коригувати не потрібно.

Додаток 4ДФ: прізвище, ім'я та по батькові в ньому не фіксуються (зазначається лише РНОКПП), тому ніяких особливостей немає.

Додаток Д5: зміна прізвища не є підставою для заповнення додатка Д5 (він формується лише в разі початку/припинення трудових відносин, переведення, відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами або по догляду за дитиною тощо).

Крок 5. Військовий облік (якщо працівниця є військовозобов’язаною)

Відповідно до пп. 34 Порядку №1487:

• У п’ятиденний строк із дня надання підтвердних документів особа, відповідальна за ведення військового обліку, вносить оновлені дані (нове прізвище та нові реквізити паспорта) до Списків персонального військового обліку;
• Щомісяця до 5 числа місяця, наступного за тим, у якому відбулися зміни (або надано документи), до відповідного ТЦК та СП надсилається Повідомлення про зміну облікових даних за формою додатка 4 до Порядку №1487 (в електронній формі через кабінет або у паперовій формі із супровідним листом).

Крок 6. Інші організаційні питання

Зарплатна картка: працівниця самостійно звертається до обслуговуючого банку для актуалізації анкетних даних та перевипуску банківської картки.

КЕП (електронний підпис): якщо працівниця використовувала службовий кваліфікований електронний підпис (наприклад, бухгалтер або посадова особа з правом підпису), старий сертифікат слід скасувати та згенерувати новий КЕП на актуальне прізвище.