Коротка відповідь
- Так, це є порушенням правил ведення діловодства та архівного зберігання документів.
- Поєднувати в одному розпорядчому документі затвердження локального нормативного акта (посадової інструкції) та індивідуальну кадрову дію (прийняття конкретної особи на роботу) не можна.
Обґрунтування
Різна видова належність рішень
Затвердження посадової інструкції — це управлінське рішення організаційного характеру, яке оформлюється наказом з основної діяльності (організаційним наказом). Посадова інструкція розробляється на штатну одиницю (посаду), а не на конкретну людину.
Прийняття на роботу — це розпорядче рішення з трудових відносин, яке оформлюється наказом з кадрових питань (особового складу).
Різні строки зберігання документів
Відповідно до ст. 16 Переліку №578/5:
- накази з основної діяльності зберігаються постійно (для організацій НАФ) або до ліквідації підприємства;
- накази про прийняття на роботу належать до кадрових наказів тривалого строку зберігання — 75 років.
Документи з різними строками зберігання формувати в одну справу заборонено.
Окремий облік та реєстрація
Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, затвердженими наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5:
- накази з основної діяльності та накази з кадрових питань мають формуватися в окремі справи;
- кожна група наказів ведеться за окремим масивом реєстраційних номерів та реєструється у відповідному окремому журналі (із застосуванням власної індексації, наприклад, для кадрових — з індексами «-к» чи «-к/тр»).
Якщо об’єднати ці питання в один документ, його неможливо правильно зареєструвати та передати в архів.
Порушення логіки допуску до роботи
Відповідно до ст. 29 КЗпП роботодавець зобов’язаний до початку роботи ознайомити працівника з його правами, обов'язками та умовами праці (зокрема з посадовою інструкцією). Отже, посадова інструкція має бути затверджена діючим наказом з основної діяльності до або на момент укладення трудового договору, а працівник — ознайомлений із нею під особистий підпис.
Як правильно оформити
Необхідно видати два окремих накази
Наказ з основної діяльності:
- Заголовок: «Про затвердження посадової інструкції заступника директора з комерційних питань»;
- Додаток: текст самої посадової інструкції (без зазначення ПІБ працівника в заголовку чи тексті);
- Реєструється у журналі реєстрації наказів з основної діяльності.
Наказ з кадрових питань (особового складу):
- Заголовок: «Про прийняття на роботу [ПІБ]»;
- Розпорядча частина починається зі слова: «ПРИЙНЯТИ: ...» із зазначенням дати початку роботи, умов праці, окладу тощо;
- Працівник ознайомлюється з наказом під підпис із проставленням дати;
- Реєструється в журналі наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років).
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
