Коротка відповідь
Так, один працівник може придбати електронні квитки на поїзд для всієї групи зі своєї особистої банківської картки. Однак для безподаткового відшкодування йому вартості квитків інших працівників роботодавець має окремо доручити такому працівникові придбати квитки від імені та за рахунок роботодавця як окрему цивільно-правову дію.
За належного документального оформлення витрати відшкодовують працівникові, який оплатив квитки. Іншим працівникам вартість цих квитків не відшкодовують, оскільки вони не здійснювали оплату.
Обґрунтування та порядок дій
1. Кому відшкодовують витрати
Відшкодування здійснюють працівникові, з карткового рахунку якого було списано кошти за квитки. Вартість витрат, сплачених із застосуванням особистого платіжного інструменту, підтверджується випискою та/або відомостями з рахунку в електронній або паперовій формі (пп. 170.9.2 ПКУ).
Водночас неоподатковуване відшкодування вартості квитків інших працівників можливе, якщо працівник-платник діяв на підставі окремого доручення роботодавця щодо придбання таких квитків від його імені та за його рахунок. За відсутності такого оформлення відшкодування працівникові вартості квитків інших відряджених осіб податківці можуть визнати його додатковим благом з оподаткуванням ПДФО та військовим збором.
2. Документальне оформлення
У наказі про відрядження або окремому розпорядженні керівника слід зазначити, що конкретному працівникові доручено придбати проїзні квитки для визначених працівників, направлених у відрядження, від імені та за рахунок роботодавця.
Таке доручення підтверджуватиме, що працівник здійснює окрему цивільно-правову дію за дорученням роботодавця. Для цілей оподаткування також необхідно підтвердити зв’язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця та фактичну вартість витрат.
3. Пакет документів для бухгалтерії
Для відшкодування витрат працівник, який оплатив квитки, надає до бухгалтерії:
- Електронні проїзні документи на поїзд щодо кожного відрядженого працівника із зазначенням пасажира, маршруту, дати поїздки та вартості квитка;
- Виписку та/або відомості з власного карткового рахунку в паперовій або електронній формі, що підтверджують списання коштів за всі квитки;
- Наказ про відрядження та окреме доручення або розпорядження керівника щодо придбання квитків для інших працівників.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
