Ведення касової книги при виплатах, що стосуються фонду оплати праці (зарплата, пенсії, стипендії, дивіденди), має суттєву відмінність від звичайних готівкових операцій. Головна особливість — відстрочене відображення видатку: сума, видана за видатковою відомістю, потрапляє до Касової книги не в день початку виплат, а лише після завершення встановленого строку їх здійснення (абз. 2 п. 40 розд. IV Положення №148).
Це означає, що впродовж усього періоду виплат (традиційно 3 або 5 робочих днів) готівка вже фізично видається касиром на підставі відомості, однак у Касову книгу як видаток вона ще не вноситься.
Алгоритм дій касира та бухгалтерії після завершення строку виплат:
1. Закриття відомості
Коли встановлений термін виплати (3 або 5 днів) сплив, касир зобов'язаний закрити видаткову відомість. Навпроти прізвищ працівників, які кошти не отримали, ставиться штамп або робиться напис «Депоновано» (п. 31 розд. III Положення №148).
2. Підрахунок сум
Далі касир виводить дві контрольні суми — фактично видану готівку та суму, що залишилася невиплаченою (депоновану). Обидва показники звіряються із загальним підсумком відомості, і правильність підрахунку засвідчується підписом касира (п. 31 розд. III Положення №148).
3. Оформлення видаткових касових ордерів
На підставі закритої відомості бухгалтерія виписує не один, а два окремі ВКО:
- перший — на суму, яка була фактично видана працівникам;
- другий — на загальну депоновану суму, яку далі належить здати в банк.
4. Внесення запису до Касової книги
Саме зараз, а не раніше, касир робить запис у Касовій книзі — і виключно на підставі ВКО, оформленого на фактично видану суму (п. 31 розд. III Положення №148).
Окремо варто звернути увагу на реквізит «у тому числі на зарплату», який передбачений у типовій формі Касової книги спеціально для контролю ліміту каси. Цей рядок заповнюється щодня протягом усього строку виплат і показує суму за відомістю, яка фактично перебуває в касі, але ще не списана як видаток (п. 4 Пояснень до додатка 5 Положення №148). Йдеться про готівку, яку отримали з банку або з виручки саме на зарплатні цілі, яка перевищує ліміт каси, але зберігається там правомірно в очікуванні виплати.
Практичне значення цього механізму — сума, зазначена в рядку «у тому числі на зарплату», не враховується під час розрахунку понадлімітного залишку каси, доки вона знаходиться в межах дозволених 3 (5) робочих днів. Це захищає підприємство від штрафних наслідків за перевищення ліміту каси в період масових виплат зарплати, навіть якщо фактична сума готівки в касі в ці дні суттєво перевищує затверджений ліміт.
Читайте також: Касова книга у 2026 році: норми Положення №148, поради редакції і приклад із заповнення
Висновки
- Видаток за зарплатною відомістю потрапляє в Касову книгу лише після закінчення дозволеного строку виплат, а не в момент фактичної видачі коштів працівникам;
- На підставі однієї закритої відомості оформлюються два окремі ВКО — на фактично видану суму та на депоновану частину, що підлягає поверненню до банку;
- Рядок «у тому числі на зарплату» тимчасово виводить зарплатну готівку з-під контролю ліміту каси, що дозволяє підприємству законно зберігати понадлімітні суми протягом 3–5 робочих днів без ризику порушення касової дисципліни.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
