Самостійне оцифрування трудової книжки (аудіоверсія)

Юридичне обґрунтування оцифрування трудових книжок

Відповідно до Закону №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», в термін з 5 лютого 2021 року до 10 червня 2026 року проходив перехідний період переведення паперових трудових книжок застрахованих осіб у електронний реєстр Пенсійного фонду України (ПФУ).

Електронна трудова книжка - це цифровий варіант паперової книжки, який зберігається у Пенсійному фонді. Метою оцифрування трудових книжок є зменшення паперового документообігу, захист даних застрахованих осіб від втрати чи пошкодження, а також в перспективі це має дозволити оформити пенсію без візиту до ПФУ.

В даному прикладі трудова книжка застрахованої особи не була оцифрована в обумовлений законодавством термін. Проте, незважаючи на те, що п’ятирічний перехідний період для оцифрування офіційно завершився 10 червня 2026 року, ПФУ продовжує приймати та опрацьовувати документи.

Відсутність електронної книжки на момент працевлаштування не є перешкодою, проте завантажити її варто якнайшвидше для належного обліку страхового стажу. Варто зауважити, що жодних штрафних санкцій за недотримання термінів оцифрування трудових книжок немає, втрати страхового стажу у даному випадку також не буде. 

Алгоритм самостійного оцифрування трудової книжки

Для самостійного подання скан-копії трудової книжки до Пенсійного фонду України, потрібно перейти за посиланням portal.pfu.gov.ua, натиснути в правому верхньому куті «Вхід» та авторизуватися на порталі ПФУ.

Авторизуватися можна за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

У вкладці  «За КЕП»; увійти як «фізична особа», вказати установу, яка видала КЕП та сертифікат до нього, зазначити файл ключа, ввести пароль свого ключа та натиснути «Увійти».

Також здійснити авторизацію можливо за банківським ID (вкладка «За ID.GOV.UA»), якщо особа користується онлайн-банкінгом.

Після авторизованого входу на вебпортал Пенсійного фонду України, на екрані відобразиться персональні дані застрахованої особи та увесь список послуг від ПФУ. В меню зліва в розділі «Комунікації з ПФУ» потрібно обрати пункт «Відомості про трудові відносини».

Після цього з’явиться повідомлення, в якому викладені вимоги до сканованих копій документів. Це мають бути кольорові та чіткі скан-копії всіх сторінок трудової книжки, де є записи (з усіма печатками та підписами).

Підготовлені файли мають бути у форматі JPG або PDF; розмір одного файлу:

• до 1 Мб;
• загальний розмір пакета документів має бути до 10 Мб.

Сканувати потрібно усі заповнені сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» та вкладиші за їх наявності. Після ознайомлення з вимогами до сканованих документів потрібно натиснути «Продовжити».

Наступним буде перевірка автоматично заповнених персональних даних та заповнення пустих граф. Обов’язково потрібно поставити галочку про надання згоди на обробку персональних даних. За допомогою кнопки «Додати файл» завантажити підготовлені скан-копії.

Після завантаження документів потрібно Натиснути «Підписати та відправити до ПФУ», підтвердивши дію електронним підписом.

Перевірка результату оцифрування трудової книжки

Обробка наданих відомостей Пенсійним фондом займе деякий час, процес може тривати від двох тижнів до декількох місяців.

Це обумовлено великою завантаженістю системи. Стан опрацювання звернення можна відстежувати в розділі «Мої звернення».

Статус «Виконано» означає, що дані оцифровано та внесено до Реєстру застрахованих осіб. Статус «Відхилено» та «Помилковий» означає, що звернення містить певні помилки, не опрацьовано та потребує повторного подання (опис причини відхилення має буде вказано в реквізиті «Повідомлення»). Статус «В роботі» означає, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.

Варто зазначити, що окрім трудової книжки, до ПФУ таким самим способом можна передати скан-копії інших документів, що підтверджують страховий стаж: військовий квиток, диплом (свідоцтво, атестат) про навчання, свідоцтво про народження дитини (для жінок) та інші документи.  Після завершення оцифрування документів, інформація відобразиться в розділі «Електронна трудова книжка».

Варто зауважити, що якщо працівниця не має можливості самостійно подати дані, роботодавець може зробити це через свій кабінет страхувальника.

Висновки

• Незважаючи на те, що п’ятирічний перехідний період для оцифрування офіційно завершився 10 червня 2026 року, ПФУ продовжує приймати та опрацьовувати документи. Жодних штрафних санкцій за недотримання термінів оцифрування трудових книжок немає, втрати страхового стажу у даному випадку також не буде;
• Оцифрування трудової книжки на вебпорталі Пенсійного фонду України може здійснити як роботодавець так і сама працівниця. Якщо працівниця не має можливості самостійно подати дані, роботодавець може зробити це через свій кабінет страхувальника;
• Стан опрацювання звернення можна відстежувати в розділі «Мої звернення». Статус «Виконано» означає, що дані оцифровано та внесено до Реєстру застрахованих осіб. Після завершення оцифрування документів інформація відобразиться в розділі «Електронна трудова книжка».