Без оподаткування працівнику можна компенсувати лише фактично сплачену ним суму коштів, яка підтверджується банківською випискою. Якщо підприємство вирішить відшкодувати повну номінальну вартість квитка (включаючи суму знижки за особистим ваучером), то сума такої знижки вважатиметься додатковим благом і оподатковуватиметься ПДФО (18% із застосуванням натурального коефіцієнта) та військовим збором (5%).
Обґрунтування та порядок дій
Варіант 1: Компенсація лише фактично понесених витрат (рекомендований і безпечний)
Відповідно до Кодексу законів про працю України, ст. 121, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями.
Згідно з Податковим кодексом України, пп. 170.9.1, сума відшкодованих витрат на проїзд не включається до оподатковуваного доходу працівника лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
- Якщо працівник використав особистий ваучер, його реальні грошові витрати зменшилися.
- Підтвердженням витрат у разі використання картки є виписка з рахунку (Податковий кодекс України, пп. 170.9.2).
- Роботодавець виплачує працівнику лише ту суму, яка була фактично списана з його рахунку. Ця компенсація повністю звільняється від оподаткування ПДФО та військовим збором.
Варіант 2: Компенсація повної вартості квитка (з урахуванням знижки)
Якщо роботодавець бажає повернути працівнику грошовий еквівалент його особистого ваучера, сума знижки розцінюється як додаткове благо. Оскільки ця частина витрат не була фактично сплачена грошима під час купівлі квитка для цього відрядження, її компенсація не може вважатися стандартним звільненим від податків відшкодуванням витрат на проїзд.
Згідно з Податковим кодексом України, підпунктом «г» пп. 164.2.17, сума грошового відшкодування будь-яких витрат працівника (що не є обов'язковими для відшкодування за законом) включається до його оподатковуваного доходу як додаткове благо.
Приклад розрахунку податків за Варіантом 2: Припустимо, номінальна вартість квитка становить 2 000 грн. Працівник використав особистий ваучер на 500 грн і фактично сплатив карткою 1 500 грн. Роботодавець вирішив виплатити працівнику всі 2 000 грн.
- Сума 1 500 грн виплачується як неоподатковувана компенсація витрат на проїзд.
- Сума 500 грн (еквівалент ваучера) є додатковим благом. Для розрахунку ПДФО застосовується натуральний коефіцієнт 1,219512 відповідно до Податкового кодексу України, п. 164.5. Військовий збір обчислюється без застосування цього коефіцієнта.
- База для нарахування ПДФО = 500 × 1,219512 = 609,76 грн
- ПДФО = 609,76 × 18% = 109,76 грн
- Військовий збір = 500 × 5% = 25,00 грн
Необхідні документи для бухгалтерії
Щоб підтвердити операцію та уникнути штрафів під час податкової перевірки, працівник повинен надати:
- Наказ про відрядження, що підтверджує зв'язок поїздки з господарською діяльністю.
- Електронний транспортний квиток, у якому зазначено маршрут, ПІБ пасажира, загальну вартість, а також окремо виділено суму знижки за ваучером.
- Виписку з карткового рахунку (або інший документ про платіжну операцію), яка чітко фіксує суму фактичного списання коштів.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
