Два окремі накази на відпустку та матеріальну допомогу на оздоровлення: алгоритм оформлення 2026 року (аудіоверсія)

Загальний висновок: два окремі накази

Рішення про надання щорічної відпустки і матеріальної допомоги на оздоровлення оформлюють окремими наказами роботодавця. Інформація, яку містять ці накази, має різну соціальну значущість.

Нормативне обґрунтування: різні строки зберігання

Головна правова причина — різні строки зберігання документів відповідно до Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5: Правила діловодства не дозволяють зводити в одному розпорядчому документі управлінські рішення, інформація про які має різні строки зберігання:

• наказ про матеріальну допомогу — зберігається 75 років (ст. 16-б Переліку №578/5);

• наказ про щорічну відпустку — зберігається 5 років.

Що робити з типовою формою №П-3

Типова форма №П-3 «Наказ про надання відпустки», затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489, передбачає відмітку про надання матеріальної допомоги на оздоровлення. Наказ про надання матеріальної допомоги на оздоровлення оформлюйте окремо, а в наказі про щорічну відпустку (як за формою №П-3, так і за формою, відмінною від типової) зробіть відмітку про надання матеріальної допомоги на оздоровлення, послатися на дату і номер окремого наказу про надання матеріальної допомоги.

Практична схема документообігу виглядає так:

Порядок оформлення та послідовність документів

Щорічна основна відпустка надається на підставі заяви або відповідно до графіка відпусток і оформлюється наказом про надання відпустки. Заяву про матеріальну допомогу на оздоровлення працівник може написати як одночасно із заявою на відпустку, так і окремо.

Рекомендована послідовність кроків:

1. Працівник подає заяву (одну або дві — на відпустку і на матеріальну допомогу).

2. Видається окремий наказ про матеріальну допомогу на оздоровлення (реєструється в журналі тривалого зберігання).

3. Видається наказ про надання відпустки (форма №П-3) з відміткою про надання матеріальної допомоги та посиланням на дату й номер наказу з п. 2.

Що робити, якщо помилково видано один наказ

Якщо протягом діловодного року з якихось причин надання відпустки і матеріальної допомоги задокументовано одним наказом, такий наказ після завершення діловодного року варто перемістити до справи з кадровими наказами тривалого строку зберігання і розмістити за хронологією. Якщо всі накази про відпустки містять інформацію про матеріальну допомогу, доцільно встановити для такої справи строк зберігання 75 років, зазначивши це в номенклатурі справ.

Висновки:

• Видайте два окремі накази: спочатку — наказ про виплату матеріальної допомоги на оздоровлення (строк зберігання 75 років, реєстрація в журналі тривалих наказів), потім — наказ про надання щорічної відпустки за формою №П-3 (строк зберігання 5 років) із відміткою про матеріальну допомогу та посиланням на перший наказ (його дату та номер).
• Підставою є пряма норма Переліку №578/5 (наказ Мін'юсту від 12.04.2012) та правила діловодства, які забороняють об'єднувати в одному розпорядчому документі рішення з різними строками зберігання.
• Якщо помилку вже допущено (видано один наказ) — перенесіть його до справи тривалого зберігання (75 років), зафіксуйте це в журналі реєстрації та номенклатурі справ; виправляти помилку шляхом скасування наказу і видання двох нових — найбільш коректне рішення.