Коротка відповідь
У полі «Текст запису» при оперативному поданні відомостей до Пенсійного фонду України (ПФУ) слід зазначати стисле формулювання з наказу (розпорядження) про відповідну кадрову подію. Цей запис відображається в електронному реєстрі, але не вносить автоматичних змін до паперової трудової книжки.
Що саме писати у полі «Текст запису»?
Згідно з роз’ясненнями фахівців ПФУ та практикою електронного документообігу:
1. Зміст
Ви маєте навести лаконічне формулювання, що відповідає тексту вашого внутрішнього наказу.
- Приклад для прийняття: «Прийнято на посаду адміністратора» або «Прийнято за строковим трудовим договором»;
- Приклад для переведення: «Переведено на посаду головного бухгалтера».
2. Особливість для звільнення
Якщо у полі «Атрибут події» обрано «Звільнено», зазвичай з’являється додаткове поле «Причина звільнення», де вказується стаття КЗпП. У самому ж «Тексті запису» можна продублювати основну інформацію.
3. Відповідність
Дані мають точно відповідати первинному документу (наказу), оскільки саме він є підставою для запису.
Чи впливає цей запис на дані в паперовій трудовій книжці?
Ні, автоматично не впливає.
- Паперова трудова книжка заповнюється роботодавцем вручну з дотриманням вимог Інструкції №58;
- Електронна трудова книжка створюється під час оцифрування (подання усіх відсканованих сторінок паперової трудової книжки) і саме цей процес офіційно дублює та замінює паперову версію. З 10 червня 2021 року саме електронна форма є основною для обліку трудової діяльності згідно зі ст. 48 КЗпП.
Важливі нюанси
- Хоча запис на порталі не «пише» у паперову книжку, дані в обох джерелах мають бути ідентичними, оскільки вони базуються на одному і тому самому наказі;
- На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний паралельно з електронним обліком внести відповідний запис і в паперову трудову книжку, навіть якщо вона зберігається у працівника вдома (ст. 48 КЗпП);
- Оперативне подання відомостей (через розділ «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)») найчастіше використовується для актуалізації даних у системі «Оберіг» (для бронювання працівників), як це передбачено Постановою КМУ №650.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
