Службові відрядження працівників бюджетної сфери є об’єктом жорсткого державного регулювання та фінансового контролю. Нижче представлено актуальний алгоритм дій для бюджетних установ у 2026 році.
Нормативно-правова база у 2026 році
Службові відрядження працівників бюджетних установ, а також підприємств та організацій, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів (далі - підприємства), регулюють такі акти:
- Постанова КМУ від 02.02.2011 №98 — встановлює граничні суми витрат та базові правила;
- Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 — визначає процедуру оформлення, оплати та звітування;
- Постанова КМУ від 21.03.2022 №345 — регулює особливості відшкодування витрат на житло в період дії воєнного стану.
- Податковий кодекс України (пункт 170.9) — визначає порядок податкового обліку та оподаткування надміру витрачених коштів.
Граничні ліміти витрат (добові та проживання) у 2026 році
Для відряджень у межах України встановлено такі фінансові нормативи:
Добові витрати
Становлять 300 гривень на день (Додаток 1 до Постанови №98). Сума є фіксованою та не потребує документального підтвердження. Якщо у вартість проживання або проїзного квитка включено харчування, розмір добових зменшується: до 80% — при одноразовому, 55% — дворазовому, 35% — триразовому харчуванні (п. 5 розд. ІІ Інструкції №59).
Витрати на найм житлового приміщення (стандартні умови)
Граничний розмір становить 900 гривень за добу (без урахування ПДВ).
Проживання в умовах воєнного стану (особливий режим)
Відповідно до Постанови КМУ №345, на період дії воєнного стану дозволено відшкодовувати фактичні витрати на житло, що перевищують 900 грн, але не більше ніж 1800 гривень за добу (без урахування ПДВ). Таке відшкодування здійснюється виключно з дозволу керівника установи та за наявності оригіналів розрахункових документів.
Важливий нюанс щодо ПДВ: Якщо вартість готельного номера становить 1800 грн на добу, а з урахуванням ПДВ (20%) загальна сума в рахунку дорівнює 2160 грн, підприємство має право відшкодувати працівникові всі 2160 грн. Сума ПДВ відшкодовується понад установлений ліміт проживання на підставі п. 8 розд. ІІ Інструкції №59.
Обов'язковість авансу та безготівкове правило
Забезпечення працівника авансом перед направленням у відрядження є обов’язком роботодавця (п. 5 Постанови №98, п. 4 розд. ІІ Інструкції №59). Виплата здійснюється в межах суми, розрахованої на проїзд, житло та добові.
Аванс має перераховуватися у безготівковій формі на корпоративну або особисту картку працівника.
Видача авансу готівкою дозволена лише як виняток для обмеженого переліку органів, які наведено в п. 5 Постанови №98, п. 4 розд. ІІ Інструкції №59.
Строки звітування та повернення коштів: усунення колізії
Для працівників комерційного сектору з 2023 року правила спрощено (звіт за ПКУ подається до кінця наступного місяця, а в деяких випадках взагалі не потрібен). Проте для бюджетної сфери діють імперативні норми бюджетного законодавства, зафіксовані в п. 5 Постанови №98 та п. 11 розд. ІІ Інструкції №59.
У 2026 році бюджетні установи зобов'язані дотримуватися таких строків подання авансового звіту та повернення залишку коштів:
|
Форма видачі авансу / вид розрахунків |
Строк подання звіту та повернення залишку коштів |
|
Безготівкові розрахунки (кошти перераховані на платіжну картку) |
До закінчення 5-го банківського дня після дня прибуття з відрядження |
|
Готівкові кошти (видані у випадках, передбачених п. 5 Постанови №98) |
До закінчення 3-го банківського дня після дня прибуття з відрядження |
|
Безготівкові розрахунки (за наявності поважних причин) |
Строк може бути продовжений керівником до 20 банківських днів |
Якщо працівник подасть звіт на 15-й день після відрядження, він не порушить норми ПКУ щодо оподаткування (ПДФО та військовий збір не утримуватимуться), але це буде прямим порушенням фінансової дисципліни установи через невиконання вимог Постанови №98 та Інструкції №59.
Нові правила 2025–2026 років для дистанційних працівників
При оформленні поїздок у 2026 році обов'язково враховуйте правила Наказу Мінфіну від 16.07.2025 №355 (чинний з 29.08.2025), яким змінено правила відряджень для дистанційних працівників (див. абз. 2 і 3 п. 1 розд. ІІ Інструкції №59):
- Якщо дистанційний працівник направляється у відрядження (навіть до фактичного офісу установи), пункт відправлення та пункт повернення мають бути заздалегідь узгоджені з роботодавцем;
- Ці географічні пункти обов’язково фіксуються в наказі (розпорядженні) про відрядження на основі маршруту поїздки;
- Сам працівник зобов'язаний будь-яким доступним електронним способом повідомити роботодавця про своє фактичне місцезнаходження.
Висновки
1. Норми витрат
Стандартні добові по Україні для бюджетників становлять 300 грн, а гранична сума найму житла — 900 грн на добу. Проте у період дії воєнного стану керівник бюджетної установи має право дозволити відшкодування фактичних витрат на оренду житла до 1800 грн на добу (без урахування ПДВ).
2. Обов'язковість авансу
Видача авансу перед відрядженням є суворо обов'язковою та здійснюється у безготівковій формі. Виняток щодо видачі готівки поширюється лише на визначені урядом органи, перелік яких наприкінці 2025 року доповнили Державним управлінням справами.
3. Строки звітування
Після повернення з відрядження працівник бюджетної установи повинен надати авансовий звіт у жорсткі строки бюджетного контролю — протягом 5 банківських днів (при безготівкових розрахунках) або 3 банківських днів (при отриманні готівки). Довші строки, прописані в ПКУ, використовуються виключно для цілей податкового обліку ПДФО і військового збору, а не для ведення внутрішнього бухобліку установи.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
