Коротка відповідь
Для оформлення відрядження необхідно видати наказ, забезпечити працівника авансом та після повернення отримати від нього підтвердні документи, а у визначених законом випадках — ще й Звіт про використання коштів.
1. Документи перед поїздкою
Наказ про відрядження є основним документом, що підтверджує службовий характер поїздки. У ньому обов’язково зазначаються дані працівника, пункт призначення, мета поїздки, строки та розмір добових витрат. Наявність наказу є обов’язковою умовою для виплати добових без оподаткування (пп. 170.9.1 ПКУ).
Роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника коштами на проїзд, проживання та добові витрати згідно зі ст. 121 КЗпП. Аванс може бути виданий готівкою або перерахований на корпоративну чи особисту платіжну картку. Кошторис або довідка-розрахунок для приватних підприємств не є обов’язковим документом, але він рекомендований для обґрунтування суми виданого авансу.
2. Які підтвердні документи працівник має надати
Після повернення працівник зобов'язаний надати оригінали документів, що засвідчують вартість понесених витрат:
- Транспортні квитки: авіаквитки, залізничні квитки, багажні квитанції (у тому числі електронні);
- Проживання: рахунки з готелів, мотелів або від інших осіб, що надають послуги з розміщення;
- Розрахункові документи: фіскальні чеки та квитанції, що підтверджують оплату послуг готівкою або карткою;
- Виписки з рахунку: необхідні у разі оплати платіжною карткою для підтвердження списання коштів;
- Додаткові документи: страхові поліси, чеки на пальне (якщо поїздка здійснювалася на авто), запрошення від партнерів.
3. Звітування після повернення
Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт), подається лише у чітко визначених пп. 170.9.4 ПКУ випадках. Він є обов'язковим, якщо виникає оподатковуваний дохід (наприклад, добові перевищили норму) або якщо працівник використовував готівку понад суму добових. Якщо розрахунки були виключно безготівковими і в межах норм, звіт можна не подавати, проте надання підтвердних документів залишається обов'язковим.
Звіт та підтвердні документи подаються до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Також працівнику рекомендується скласти короткий звіт у довільній формі про виконання службового завдання, щоб додатково підтвердити зв’язок поїздки з господарською діяльністю підприємства.
4. Важливі нюанси
- Неоподатковуваний розмір добових по Україні становить не більше 0,1 мінімальної зарплати станом на 1 січня (у 2026 році це 864,70 грн на день);
- Неоподатковуваний розмір добових для закордонних відряджень становить не більше 80 євро на день за офіційним курсом НБУ;
- Якщо сума добових перевищує встановлені ліміти, сума перевищення оподатковується ПДФО (18%) та військовим збором (5%);
- Під час воєнного стану заброньований чоловік для виїзду у закордонне відрядження повинен мати закордонний паспорт, військово-обліковий документ, витяг про бронювання та наказ про відрядження;
- Для підтвердження витрат на авіапереліт у разі використання електронного квитка обов’язково потрібен посадковий талон.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
