Внесення змін до трудової книжки у разі зміни імені працівника (аудіоверсія)

Для внесення змін до трудової книжки (а також до інших кадрових документів, наприклад, особової картки форми №П-2) самих лише нових паспорта та реєстраційного номера облікової картки платника податків (ІПН) недостатньо.

Зміна імені, по батькові або прізвища має бути підтверджена документом, який безпосередньо фіксує факт такої зміни. Таким документом є Свідоцтво про зміну імені (або Свідоцтво про шлюб/розірвання шлюбу, якщо зміна відбулася в результаті реєстрації чи розірвання шлюбу).

Повний пакет документів, який працівник має надати роботодавцю, включає:

• Заяву працівника про внесення змін до кадрових документів у зв’язку зі зміною імені;
• Паспорт громадянина України (з новим іменем);
• Свідоцтво про зміну імені (або інше відповідне свідоцтво органу ДРАЦС);
• Оновлену довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків;
• Саме ці документи, а не паспорт, є первинним підтвердженням факту зміни.

Наказ про внесення змін

На підставі отриманих документів керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про внесення змін до кадрових документів (особової справи, трудової книжки). Саме цей наказ, а не безпосередньо свідоцтво, є розпорядчим документом-основою для бухгалтера чи кадровика для здійснення подальших записів.

Внесення запису до трудової книжки 

Порядок внесення змін чітко регламентується пп. 2.13 Інструкції №58. Процедура виглядає так:

1. Зміна на першій сторінці (титульному аркуші)

Колишнє ім'я працівника закреслюється однією рискою так, щоб його можна було легко прочитати. Поруч (або над ним, якщо є місце) записується нове ім'я.

2. Запис на внутрішній стороні обкладинки

На внутрішній стороні лівої обкладинки трудової книжки робиться пояснювальний запис із посиланням на документи-підстави. Приклад тексту: «Ім'я [Старе Ім'я] змінено на [Нове Ім'я] на підставі свідоцтва про зміну імені серії ___ №______ від [Дата] та наказу від [Дата] №____».

3.  Завірення запису

Цей запис обов'язково завіряється підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої особи (начальника відділу кадрів, кадровика) та скріплюється печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів), якщо підприємство її використовує.

Строки внесення змін 

Зміни мають бути внесені не пізніше тижневого строку з дня отримання документів від працівника (п. 2.4 Інструкції №58).

Звертаємо увагу:

• якщо у працівника є вкладиш до трудової книжки, аналогічні зміни щодо імені0 необхідно внести і на титульний аркуш вкладиша. Також не забуваємо внести зміни до Книги обліку руху трудових книжок.
• у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» чи «Відомості про заохочення» жодних записів про зміну імені робити не потрібно.

Висновки

• Для внесення змін до трудової книжки працівник має надати заяву та офіційний документ-підставу (наприклад, свідоцтво про зміну імені), на основі яких видається наказ керівника;
• Зміни вносяться на титульний аркуш трудової книжки (закреслення старого імені, запис нового) та на внутрішній бік обкладинки із зазначенням підстави;
• Всі зміни мають бути внесені не пізніше тижневого строку з дня отримання документів.