Чи є помилкою посилання на Рішення власника у графі 4?
Так, посилання в графі 4 трудової книжки виключно на Рішення власника (або Протокол загальних зборів учасників) є порушенням встановлених правил ведення кадрового діловодства.
Відповідно до пп. 2.4 Інструкції №58, усі записи про прийняття на роботу, переведення або звільнення вносяться роботодавцем після видання наказу (розпорядження) і повинні точно відповідати його тексту. У графі 4 зазначається саме розпорядчий кадровий документ — тобто наказ.
Рішення власника чи протокол загальних зборів — це документи корпоративного права, які підтверджують волевиявлення засновників. Проте вони не є кадровими (розпорядчими) документами. На підставі рішення засновників на підприємстві обов'язково має бути виданий внутрішній кадровий наказ (наприклад, підписаний самим директором перед звільненням про складання повноважень або уповноваженою особою власника). Саме реквізити цього наказу мають стояти у графі 4.
Чи можна просто дописати реквізити наказу під Рішенням?
Ні, так робити не можна. Будь-які дописки, виправлення «поверх» тексту або несанкціоноване додавання інформації у графах трудової книжки не допускаються. Внесення додаткових реквізитів без належного процедурного оформлення зробить запис нерелевантним, що може викликати запитання в ПФУ під час розрахунку стажу для призначення пенсії.
Як правильно виправити запис відповідно до Інструкції №58?
Порядок виправлення помилкових записів регулюється пп. 2.6–2.10 Інструкції №58. Оскільки попередній запис сформовано некоректно в частині підстави (графа 4), його потрібно визнати недійсним і внести правильний.
Виправлення здійснюється тим підприємством, яке зробило некоректний запис (або його правонаступником), за таким алгоритмом:
- У графі 1 проставте наступний порядковий номер запису (наприклад, якщо запис про звільнення був №15, то номер виправлення буде №16);
- У графі 2 вкажіть поточну дату внесення виправлення (дата, коли ви виправляєте помилку);
- У графі 3 напишіть: «Запис за №15 недійсний». Далі повністю продублюйте текст запису про звільнення: «Звільнений з посади директора у зв'язку з... (зазначається стаття КЗпП)»;
- У графі 4 вкажіть правильні реквізити розпорядчого документа: «Наказ від [Дата] №[Номер]». (У самому наказі про звільнення у полі «Підстава» якраз і буде зазначено те саме Рішення власника);
- Завірення запису: Цей новий виправлений запис має бути завірений підписом відповідальної особи (нового директора, кадровика) та печаткою підприємства (за наявності).
Висновки
- Запис про звільнення у трудовій книжці директора має бути зроблений виключно на підставі наказу, а не рішення власника;
- Не можна залишати неправильний запис або просто дописувати реквізити наказу; це є порушенням правил ведення трудових книжок;
- Для виправлення помилки необхідно визнати попередній запис недійсним і внести новий, правильний запис з посиланням на наказ.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
