Коротка відповідь
Якщо не відсканувати трудову книжку до 10 червня 2026 року, це не призведе до втрати страхового стажу, проте значно ускладнить процес призначення пенсії у майбутньому, оскільки дані про період роботи до 2004 року не потраплять до електронного реєстру автоматично.
Обґрунтування
1. Статус страхового стажу
Згідно з роз'ясненнями Пенсійного фонду України, страховий стаж, набутий до 1 січня 2004 року, підтверджується на підставі записів у паперовій трудовій книжці. Якщо ці дані не будуть оцифровані до завершення перехідного періоду, вони не зникнуть, але при призначенні пенсії особі доведеться особисто надавати оригінал паперової книжки до ПФУ для підтвердження стажу Закон України від 09.07.2003 р. №1058-IV, прикінцеві положення. Стаж після 1 січня 2004 року вже обліковується в електронному реєстрі на підставі звітів роботодавців і додаткового оцифрування не потребує.
2. Перехідний період
Законом України від 05.02.2021 р. №1217-IX встановлено п'ятирічний перехідний період (з 10.06.2021 до 10.06.2026 рр.) для включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність. Після цієї дати паперова трудова книжка остаточно перестає бути основним документом для обліку, а пріоритет надається електронним даним.
3. Обов'язки роботодавця та зберігання
- До 10 червня 2026 року роботодавець, який зберігає трудові книжки працівників (прийнятих до 10.06.2021 р.), зобов'язаний забезпечити їх сканування та передачу до ПФУ;
- Після завершення оцифрування (або після 10.06.2026 р.) паперова трудова книжка видається працівнику на руки під підпис на зберігання ст. 48 КЗпП;
- Якщо книжка не була відсканована роботодавцем, працівник може зробити це самостійно через особистий кабінет на порталі електронних послуг ПФУ навіть після дедлайну, проте офіційний період масового оцифрування завершується саме в червні 2026 року.
4. Ризики
Головний ризик — втрата або пошкодження паперового документа. Якщо дані не оцифровані, а паперова книжка буде втрачена після 10.06.2026, підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення.
Важливо!
Наразі у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №14257, який пропонує продовжити термін оцифрування на період дії воєнного стану та три роки після його завершення, проте станом на березень 2026 року він ще не прийнятий. Тому чинним залишається дедлайн 10 червня 2026 року.
Висновок
Хоча законодавство не передбачає прямих штрафів для працівника за невідскановану трудову книжку, її оцифрування є в інтересах самої особи для забезпечення коректного та швидкого розрахунку пенсійних виплат у майбутньому. Подати скан-копії може як роботодавець, так і сам працівник через веб-портал електронних послуг ПФУ.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
