ПФУ не приймає трудову книжку без печатки підприємства на першій сторінці: що робити?

Вимога ПФУ щодо наявності печатки на першій (титульній) сторінці трудової книжки є правомірною. Це одна з обов'язкових умов належного оформлення документа, яку перевіряють при оцифруванні.

Що відповісти Пенсійному фонду (офіційна відповідь)

Не ігноруйте зауваження ПФУ. Роботодавцю слід підготувати офіційний лист-відповідь у довільній формі, де чітко та послідовно викласти ситуацію.

Ключові пункти для відповіді:

• Констатувати факт: вказати, що роботодавець отримав зауваження щодо відсутності печатки на титульному аркуші трудової книжки (ПІБ працівника, серія та номер ТК);
• Пояснити причини: повідомити, що підприємство, яке видало трудову книжку (вказати назву), було ліквідоване (вказати рік, якщо відомо). Через це фізично неможливо виправити недолік і поставити печатку;
• Демонструвати намір: зазначити, що наразі вживаються заходи для отримання документів, які підтверджують трудовий стаж працівника за вказаний період з альтернативних джерел (архівних установ);
• Прохання: попросити ПФУ взяти до уваги надані пояснення та надати час для збору підтверджуючих документів або надати роз'яснення, які саме документи будуть достатніми для підтвердження стажу в даній ситуації.

Приклад тексту відповіді:

Начальнику [Назва] управління ПФУ

[Назва підприємства/ПІБ роботодавця]

[Адреса, контактні дані]

Щодо зауваження до скан-копії трудової книжки

[ПІБ працівника]

У відповідь на ваше зауваження щодо відсутності печатки на титульному аркуші трудової книжки [ПІБ працівника], серія […], номер […], повідомляємо наступне.

Трудову книжку було видано [Дата видачі] підприємством [Назва підприємства, яке видало ТК]. На сьогоднішній день зазначене підприємство ліквідоване, у зв'язку з чим поставити печатку на титульному аркуші неможливо.

Разом з тим, всі подальші записи у трудовій книжці є коректними та завірені належним чином. З метою підтвердження трудового стажу працівника нами вживаються заходи щодо отримання архівної довідки з відповідної державної архівної установи.

Просимо взяти до уваги вищевикладені обставини та надати час для надання додаткових документів, що підтверджують стаж.

Додатки (за наявності).

[Дата] [Підпис] [ПІБ/Посада]

Оскільки підприємство, яке видало трудову книжку у 1989 році, ліквідоване, виправити цей недолік шляхом проставлення печатки неможливо. У таких випадках для підтвердження трудового стажу застосовується спеціальний порядок.

Підтвердження стажу через архівні документи

Якщо підприємство ліквідоване, для виправлення або підтвердження записів слід звертатися до його правонаступника, а за його відсутності — до архіву. Працівнику необхідно звернутися до державної архівної установи за місцем знаходження ліквідованого підприємства для отримання архівної довідки, яка підтвердить факт його роботи, період та посаду.

Це найвагоміший доказ. Тому у запиті до архіву потрібно вказати назву підприємства, період роботи працівника та попросити надати довідку про його роботу із зазначенням посад, дат прийняття та звільнення, номерів наказів, а також відомостей про заробітну плату.

Використання інших підтверджуючих документів

Можливість підтвердження стажу за відсутності трудової книжки або належних записів у ній передбачена Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 №637.

Інші можливі документи (якщо архівна довідка недоступна):

• письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання;
• виписки з наказів про прийняття, переведення, звільнення;
• особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;
• членські квитки профспілок (з відмітками про сплату членських внесків із заробітної плати);
• характеристики, посвідчення та інші документи з місця роботи, що містять відомості про періоди роботи.

Що робити у даній ситуації?

1. Звернутися до архіву.

Працівник має звернутися до відповідної державної архівної установи із запитом на отримання довідки про його роботу на підприємстві, яке видало трудову книжку.

2. Підготуйте документи для ПФУ

Зібрання скан-копії:

• всіх заповнених сторінок трудової книжки (навіть з відсутньою печаткою);
• отриманої архівної довідки;
• будь-яких інших документів, що підтверджують стаж за той період (за наявності).

3. Повторно подати відомості до ПФУ

Створити нове звернення на вебпорталі Пенсійного фонду України. У ньому завантажте скан-копію трудової книжки та додайте до неї скан-копії підтверджуючих документів (архівної довідки). Це забезпечить ПФУ необхідними доказами для зарахування періоду роботи до страхового стажу.

Таким чином, у відповіді для ПФУ не потрібно сперечатися щодо відсутності печатки. Замість цього слід надати документи, які підтверджують достовірність відомостей у трудовій книжці відповідно до встановленого законодавством порядку.

Висновки:

Алгоритм дій:

• визначити, куди могли бути передані документи ліквідованого підприємства, та подати запит до відповідного державного архіву для отримання архівної довідки;
• зібрати додаткові документи, що можуть підтвердити факт роботи працівника на першому місці роботи;
• після отримання архівної довідки або інших документів, надайте їхні скан-копії до ПФУ як доповнення до трудової книжки.
• Зазвичай, наявність архівної довідки повністю вирішує проблему та знімає всі питання з боку Пенсійного фонду. Процес може бути тривалим, але він є єдиним правильним шляхом для підтвердження стажу працівника.

На крайній випадок підтвердження стажу може здійснюватися:

• за показаннями свідків. Цей варіант застосовується лише у випадку, якщо документи в архівах не збереглися (наприклад, через пожежу, повінь тощо, про що має бути відповідний документ). Для цього необхідно залучити мінімум двох свідків, які працювали разом з працівником на тому ж підприємстві і мають власні документи, що підтверджують їхню роботу. Питання розглядається комісією ПФУ;
• або ж працівник може звернутись до суду з позовом про зобов’язання ПФУ прийняти трудову книжку для її оцифрування.